Magazijnbeheer Excel - Gratis Voorbeeld

1. Stap 1 — Open het tabblad Voorraad en begin bij een lege regel vanaf rij 5. Gebruik voor ieder artikel een unieke artikelcode, zoals AR-1001.
2. Stap 2 — Vul artikelnaam, categorie, leverancier, magazijnlocatie, stad en voorraadeenheid in. Kies categorie en eenheid uit de beschikbare keuzelijsten.
3. Stap 3 — Vul minimumvoorraad, maximumvoorraad, inkoopprijs excl. BTW, BTW-percentage en actuele voorraad in. Gebruik hele aantallen voor voorraadvelden en een decimaal bedrag voor de prijs.
4. Stap 4 — Werk Gereserveerd, Besteld, Verwachte leverdatum en Laatste controle bij na een verkooporder, ontvangst, telling of reservering.
5. Stap 5 — Controleer de berekende kolommen Verkoopprijs incl. BTW, Beschikbaar, Voorraadwaarde excl. BTW, Voorraadstatus en Besteladvies.
6. Stap 6 — Open Dashboard en bekijk de kerncijfers, categorieën, voorraadstatussen en grafieken. Gebruik Artikel voor opzoeking om een artikelcode te selecteren.
7. Stap 7 — Lees het tabblad Instructies bij de eerste inrichting. Neem geen BSN, privéadressen of andere onnodige persoonsgegevens op.

Een boekhouder, magazijnchef, inkoper of logistiek medewerker gebruikt dit bestand om dezelfde artikelinformatie op één plek te beheren. Dat werkt bijvoorbeeld voor een groothandel in kantoorartikelen, een webshop met IT-accessoires of een technische dienst die onderdelen op meerdere locaties bewaart.

Op het tabblad Voorraad leg je naast de artikelnaam ook de leverancier, magazijnlocatie en stad vast. Daardoor kan een medewerker bij een telling snel zien dat AR-1002, de ergonomische muis, in vak B-02-01 in Utrecht ligt en door TechSupply wordt geleverd.

Van telling naar bestelbesluit

De operationele volgorde is concreet: tel de fysieke voorraad, verwerk reserveringen, noteer openstaande bestellingen en controleer de leverdatum. Bij AR-1002 staat een actuele voorraad van 9 en een reservering van 2. De beschikbare voorraad is dus 7; bij een minimum van 10 ontstaat de status Bestellen.

Het besteladvies is vervolgens 38 eenheden: de maximumvoorraad van 45 minus de beschikbare 7. Dat is een bruikbaar signaal voor de inkoper, maar geen automatische inkooporder; controleer eerst de levertijd, verpakkingseenheid en lopende bestelling.

Managementinformatie op het dashboard

Het Dashboard vertaalt de regels naar een overzicht voor de ondernemer of financieel medewerker. Het telt artikelen, beschikbare eenheden en voorraadwaarde op en toont per categorie het aantal artikelen, de beschikbare eenheden, de waarde en het aantal besteladviezen.

Met drie grafieken zie je onder meer de waarde per categorie en de verdeling tussen Bestellen, Op peil en Te hoog. Figuur 2 is daardoor vooral geschikt voor het wekelijkse magazijnoverleg, terwijl de detailbeslissing op Voorraad wordt genomen.

Het bestand voert de inkoopprijs excl. BTW in en berekent de verkoopprijs inclusief BTW met het gekozen percentage. Voor een artikel van € 119,00 excl. BTW bij 21% komt de berekende verkoopprijs uit op € 143,99. De kolom Voorraadwaarde excl. BTW blijft gebaseerd op kostprijs, niet op verkoopprijs.

De drie keuzewaarden zijn 0%, 9% en 21%. Het algemene tarief van 21% geldt in Nederland voor de meeste goederen; 9% geldt onder voorwaarden onder meer voor bepaalde voedingsmiddelen, boeken en medicijnen. Een verkeerd percentage beïnvloedt de verkoopprijs, maar niet de voorraadwaarde excl. BTW.

Waardering en administratie

Voor de jaarrekening sluit voorraadwaardering aan bij Titel 9 van Burgerlijk Wetboek Boek 2. Artikel 2:384 BW schrijft voor dat activa en passiva volgens normen van goed koopmansgebruik worden gewaardeerd; inkoopprijs en duurzame waardevermindering zijn daarom administratief belangrijk.

Dit sjabloon waardeert iedere regel tegen de ingevulde inkoopprijs. Het bevat geen FIFO-, LIFO- of gewogen-gemiddeldeberekening over afzonderlijke inkoopbatches. Voor 60 laptopstandaarden à € 24,95 bedraagt de waarde € 1.497,00 excl. BTW; reserveringen verlagen in dit bestand de beschikbare hoeveelheid, maar niet automatisch de voorraadwaarde.

Controle op btw-gegevens

Gebruik de BTW-kolom voor het tarief dat bij het artikel hoort en leg uitzonderingen vast in je boekhouding. Een magazijnbestand vervangt geen BTW-administratie of factuurcontrole volgens de Wet OB 1968. Bij een kwartaalvoorraadcontrole is het praktisch om prijswijzigingen en voorraadverschillen naast de inkoopfacturen te leggen.

Mijn voorkeur is om de waarde excl. BTW in voorraadrapportages te gebruiken. Dat voorkomt dat een terug te vorderen of af te dragen belastingcomponent ten onrechte als magazijnwaarde wordt geïnterpreteerd.

De meest risicovolle fout is een onrealistische minimumvoorraad. Zet je voor een artikel een minimum van 10 en een maximum van 12, terwijl de leverancier pas na 14 dagen levert en er dagelijks 3 stuks uitgaan, dan signaleert het bestand te laat: tijdens de levertijd ontstaat een theoretisch verbruik van 42 stuks.

Reserveringen verkeerd verwerken

Een reservering hoort alleen in kolom N als de eenheden daadwerkelijk voor een order zijn vastgelegd. Bij 35 USB-C-dockingstations en 5 gereserveerde exemplaren hoort Beschikbaar 30 te zijn. Vul je de 5 niet in, dan lijkt de voorraad hoger en kan een noodzakelijk besteladvies uitblijven.

Een andere fout is een negatieve beschikbare voorraad. Dat kan operationeel correct zijn als meer is gereserveerd dan fysiek aanwezig, maar het is een duidelijk signaal om de orderstatus en telling te controleren. De formule geeft dan wel een getal, terwijl de magazijnactie buiten Excel moet worden uitgevoerd.

Prijs- en datumfouten

Voer bij Inkoopprijs excl. BTW alleen een positief bedrag in en niet de verkoopprijs. Bij € 24,95 excl. BTW en 21% berekent het bestand € 30,19 incl. BTW; invoeren van € 30,19 als inkoopprijs maakt de voorraadwaarde structureel te hoog.

Datums in Verwachte leverdatum en Laatste controle moeten echte Excel-datums zijn, bijvoorbeeld 12-02-2026 en 05-01-2026. Tekst die alleen op een datum lijkt, kan niet betrouwbaar worden gesorteerd of gecontroleerd. Controleer ook artikelcodes op duplicaten: het Dashboard telt regels, niet unieke artikelen.

Begin met een vaste werkwijze voor fysieke tellingen. Plan bijvoorbeeld iedere maandag de 20 artikelen met de hoogste voorraadwaarde en voer de controledatum meteen in. Bij 100 regels duurt een volledige telling met 10 regels per werkdag ongeveer 10 werkdagen.

Praktische uitbreidingen

• Voeg in kolom U een korte reden toe bij afwijkingen, zoals beschadigd, retour of voorraadverschil.
• Gebruik een vaste schrijfwijze voor locaties, bijvoorbeeld A-01-03, zodat medewerkers niet afwisselen tussen A0103 en A-01-03.
• Leg per leverancier een aparte levertijd vast in een aanvullend procesdocument; de huidige formule gebruikt alleen minimum- en maximumvoorraad.
• Controleer bij artikelen die per doos worden besteld of de voorraadeenheid overeenkomt met de bestelverpakking.

Dashboard gebruiken voor prioriteiten

Op Dashboard kun je in Artikel voor opzoeking een artikelcode kiezen uit Voorraad. De voorraadwaarde van het gekozen artikel wordt opgezocht en het aandeel in de totale voorraadwaarde berekend. Staat AR-1001 op € 1.497,00 en bedraagt het totaal € 10.000,00, dan is het aandeel 14,97%.

Gebruik de categorieanalyse om werklijsten te maken. Een categorie met 25 artikelen en 8 besteladviezen verdient eerder aandacht dan een categorie met 4 artikelen en geen besteladvies, ook wanneer de totale waarde lager is.

Maak vóór grote wijzigingen een kopie van het bestand. Het sjabloon heeft geen tabelobject, Power Query-koppeling of automatische import; externe koppelingen en barcode-invoer moet je dus afzonderlijk organiseren.