Boodschappenlijst Excel - Gratis Voorbeeld

1. Stap 1 — Open het tabblad Producten en voeg artikelen toe of pas bestaande categorieën, eenheden en prijzen aan.
2. Stap 2 — Controleer de BTW-tarieven en de datum van de laatste prijscontrole in de producttabel.
3. Stap 3 — Ga naar Boodschappenlijst en kies of typ een product in kolom B.
4. Stap 4 — Vul het aantal in. Gebruik bijvoorbeeld 2 voor twee pakken melk, 10 voor eieren of 500 voor gram tomaten.
5. Stap 5 — Kies Ja of Nee bij In winkelmandje? en Gekocht? en selecteer de winkel.
6. Stap 6 — Voeg een praktische opmerking toe, zoals gesneden, rijp maar stevig of 1 liter per pak.
7. Stap 7 — Controleer Overzicht voor de kosten, aankoopvoortgang, categorieën en grafieken.

Een boodschappenlijst werkt het best wanneer je niet alleen productnamen noteert, maar ook hoeveelheden, verpakkingsvormen en winkels vastlegt. In dit Excel-bestand zie je daarom naast Product en Aantal ook Eenheid, Prijs per eenheid, In winkelmandje?, Gekocht?, Winkel en Opmerking.

Van weekmenu naar winkelronde

Een huishouden dat voor vijf dagen plant, kan bijvoorbeeld 2 pakken melk, 1 brood, 6 bananen, 10 eieren en 500 gram tomaten invoeren. Bij tomaten is de prijs per gram vastgelegd; de berekening gebruikt dan 500 maal € 0,00598, oftewel € 2,99.

De winkelkolom is praktisch wanneer je meerdere adressen combineert. Je kunt Albert Heijn, Jumbo, Lidl, Aldi, Plus of Markt selecteren. Daarmee groepeer je je boodschappen tijdens een route, terwijl de kolom Opmerking ruimte geeft voor merk, rijpheid of verpakkingsvoorkeur.

Wat de tabbladen laten zien

Figuur 1 toont Boodschappenlijst als tabel met 11 kolommen en vaste invoerregels tot en met rij 101. Figuur 2 toont Producten met acht kolommen, waaronder Categorie, BTW-tarief, Winkel, Laatste prijscontrole en Actief?.

Op Figuur 3 zie je Overzicht. Daar staan kerncijfers zoals totale geschatte kosten, gemiddelde productprijs, het aantal producten op de lijst en het percentage gekocht. De grafieken gebruiken de voorbereide bereiken van 100 regels, ook wanneer slechts enkele regels zijn gevuld.

Figuur 4 toont Instructies met een vijfstappenproces en een uitleg van de belangrijkste kolommen. Voor een druk gezin is deze opzet praktischer dan een losse notitie, omdat status en bedrag op dezelfde regel blijven staan.

Het tabblad Producten bevat een kolom BTW-tarief. De voorbeeldproducten melk, brood, bananen, eieren en tomaten hebben 9% BTW, het verlaagde tarief voor voedingsmiddelen in Nederland volgens artikel 9 van de Wet op de omzetbelasting 1968 en Tabel I.

Prijs per eenheid correct vastleggen

De BTW-kolom is informatief in dit sjabloon: de kolom Geschatte kosten rekent niet opnieuw BTW uit, maar gebruikt de opgeslagen prijs per eenheid. Zet je melk op € 1,19 en aantal 2, dan verschijnt € 2,38. Bij 10 eieren van € 0,349 wordt dat € 3,49.

De eenheid bepaalt hoe je het aantal interpreteert. Eieren zijn per ei ingevoerd, tomaten per gram en melk per pak. Dat voorkomt dat 500 gram tomaten per ongeluk als 500 verpakkingen wordt gelezen.

Formules tussen de tabbladen

De lijst haalt gegevens op met een exacte zoekactie, vergelijkbaar met de Nederlandse functie VERT.ZOEKEN. De kosten worden berekend als aantal maal prijs per eenheid; ontbrekende productgegevens leveren een lege cel op in plaats van een foutmelding.

Op Overzicht wordt de totale lijstwaarde met SOM berekend. De gemiddelde productprijs gebruikt GEMIDDELDE, terwijl AANTAL.ALS het aantal ingevulde producten, nog te kopen artikelen en categorieën telt. Het percentage gekocht is het aantal regels met Ja gedeeld door het aantal producten.

Gebruik je dit bestand voor zakelijke inkopen, dan moet je privéboodschappen en zakelijke kosten gescheiden houden. Een gewone boodschappenlijst is geen BTW-administratie en vervangt geen factuur met de vereiste gegevens uit artikel 35a Wet OB 1968.

De grootste fout in boodschappenlijsten ontstaat wanneer aantal en eenheid niet bij elkaar passen. Een invoer van 500 bij een product dat per stuk is geprijsd, maakt van één normale aankoop een berekening voor 500 stuks. Controleer daarom vooral eieren, fruit en producten die per gewicht worden verkocht.

Verkeerde prijsbasis

Bij tomaten staat de prijs op € 0,00598 per gram. Vul je 500 in, dan berekent Excel € 2,99. Staat dezelfde prijs per kilogram ingevoerd, dan moet het aantal 0,5 zijn; beide methoden zijn bruikbaar, maar combineren ze nooit in één productregel.

Een tweede fout is een productnaam die niet exact overeenkomt met Producten. De zoekformule vult dan categorie, eenheid en prijs niet aan. Controleer na het invoeren van een nieuw artikel daarom direct de drie berekende velden Categorie, Eenheid en Prijs per eenheid.

Statussen verkeerd gebruiken

In winkelmandje? en Gekocht? beantwoorden verschillende vragen. Zet een product op Ja bij In winkelmandje? zodra je het wilt meenemen; zet Gekocht? pas op Ja na betaling. Bij 20 regels en 6 aangekochte producten hoort het voortgangspercentage 30% te zijn.

Let ook op oude prijzen. De productdatabase bevat Laatste prijscontrole, bijvoorbeeld 15-01-2026 voor melk en 18-01-2026 voor eieren. Een prijsverschil van € 0,20 op 10 producten kan al € 2,00 afwijking geven in het geschatte totaal.

Verwijder tenslotte geen formulecellen in kolom A, C, E, F en G van de boodschappenlijst. Lege regels zijn voorbereid, maar de automatische nummering en berekeningen werken alleen wanneer de formules blijven staan.

Begin met de productdatabase in plaats van telkens prijzen op de boodschappenlijst te typen. Voeg bijvoorbeeld vaste ontbijtproducten, schoonmaakmiddelen of dierenvoeding toe aan de lege regels van Producten en geef ieder artikel één duidelijke eenheid.

Een bruikbare productdatabase maken

• Gebruik korte, unieke productnamen zoals Havermelk 1 liter of Wasmiddel 2 liter.
• Vul Categorie en Eenheid consequent in; kies bijvoorbeeld pak, stuk, fles, gram of ei.
• Pas Prijs per eenheid aan na een prijscontrole en noteer de controledatum in DD-MM-YYYY.
• Zet Actief? op Nee voor producten die je voorlopig niet meer koopt.

Maak voor terugkerende boodschappen een basislijst met bijvoorbeeld 25 producten. Voeg daarna alleen de artikelen toe die deze week nodig zijn. Zo blijft de lijst compact, terwijl je vaste prijzen en categorieën bewaart voor de volgende winkelronde.

Overzicht gebruiken voor budgetcontrole

Stel vooraf een huishoudbudget van € 125 in je eigen administratie vast en vergelijk dat met de totale geschatte kosten op Overzicht. Een lijst van 18 producten met een totaal van € 86,40 blijft dan binnen de grens; de grafiek maakt uitschieters snel zichtbaar.

Pas de grafieken niet aan als je alleen de bestaande regels gebruikt: ze verwijzen al naar 100 voorbereide regels. Voeg je structureel meer dan 100 producten toe, dan moet je de tabellen, formules en grafiekbereiken handmatig uitbreiden.

Gebruik het tabblad Instructies als korte werkinstructie voor gezinsleden of collega’s. Deel geen BSN, IBAN, adresgegevens of andere persoonsgegevens in dit bestand; voor een boodschappenlijst zijn die gegevens niet nodig.