RACI Matrix Excel - Gratis Voorbeeld

1. Stap 1 — Open het tabblad Instructies en lees de betekenis van R, A, C en I. Gebruik de richtlijn: minimaal één R en precies één A per activiteit.
2. Stap 2 — Pas op RACI-matrix de vijf persoonsnamen in de kolommen E tot en met I aan jouw projectteam aan. Werk dezelfde namen ook bij in Eigenaar activiteit en het eigenaarsoverzicht op het Dashboard.
3. Stap 3 — Vul vanaf rij 5 per activiteit een Activiteit-ID, projectfase en duidelijke activiteit in. De voorbereide rijen lopen tot en met rij 104.
4. Stap 4 — Kies per persoon R, A, C, I of - uit de keuzelijst. Kies in Status een van de vier waarden: Gepland, In uitvoering, Afgerond of Geblokkeerd.
5. Stap 5 — Vul Startdatum, Einddatum en eventueel Opmerking in. Gebruik datums in de notatie DD-MM-YYYY, bijvoorbeeld 05-01-2026.
6. Stap 6 — Controleer de kolom Validatie. OK betekent dat de RACI-bezetting voldoet; een waarschuwing wijst op geen R of een ander aantal dan één A.
7. Stap 7 — Bekijk Dashboard voor de actuele KPI's, grafieken en het opzoeken van het aantal activiteiten per eigenaar. Gebruik de filters op RACI-matrix voor detailcontroles.

Een RACI-matrix werkt vooral goed wanneer meerdere disciplines aan hetzelfde resultaat werken. Een projectmanager gebruikt de matrix voor besluitvorming, een PMO-medewerker voor voortgangscontroles en een financieel medewerker, HR-medewerker of IT-beheerder voor activiteiten waarvoor specialistische kennis nodig is.

Van projectfase naar activiteit

Maak activiteiten klein genoeg om één duidelijke verantwoordelijke aan te wijzen. In het voorbeeld staan Projectdoelstellingen vaststellen en Stakeholders identificeren in de fase Initiatie. Daarna volgen onder meer Analyse, Ontwerp, Realisatie, Test en Oplevering; het Dashboard telt deze fasen afzonderlijk in D5:E10.

Gebruik een code zoals RAC-001, RAC-002 en RAC-003 in Activiteit-ID. Bij een implementatie van een nieuw HR-systeem kan RAC-021 bijvoorbeeld de activiteit Autorisaties testen zijn. Zet de functioneel beheerder op R, de projectmanager op A, HR op C en de directie op I.

Rollen praktisch toewijzen

R staat voor Responsible: deze persoon voert het werk uit. A staat voor Accountable: deze persoon accepteert het eindresultaat en neemt het besluit. C betekent Consulted en I betekent Informed.

De matrix voorkomt dat vijf mensen denken dat iemand anders de actie oppakt. Bij 40 activiteiten en gemiddeld 2 R-rollen ontstaan 80 toegewezen uitvoerende rollen; het Dashboard telt dit op in Totaal toegewezen Responsible-rollen. Kies liever één A per activiteit dan een gedeelde eindverantwoordelijkheid, omdat besluitvorming anders vertraagt.

Figuur 1 laat zien dat de namen als kolomkoppen boven de RACI-keuzes staan. De kolommen M tot en met O zijn geen invoervelden: ze berekenen aantallen en tonen de controle-uitkomst. De kolom P is bedoeld voor een toelichting, bijvoorbeeld een afhankelijkheid met een leverancier.

De RACI-matrix is technisch voorbereid voor rijen 5 tot en met 104. In M5 telt de formule AANTAL.ALS het aantal R-waarden in E5:I5; in N5 wordt op dezelfde manier het aantal A-waarden geteld. De Nederlandse schrijfwijze is bijvoorbeeld =AANTAL.ALS(E5:I5;"R").

De validatiekolom gebruikt de uitkomst van beide tellingen. Bij nul Responsible verschijnt Waarschuwing: geen R. Als het aantal Accountable niet precies één is, verschijnt Waarschuwing: aantal A controleren. Alleen bij minimaal één R en precies één A verschijnt OK.

Dashboardberekeningen

Het Dashboard gebruikt verwijzingen naar RACI-matrix. Totaal aantal activiteiten telt ingevulde ID's in A5:A104. Het percentage afgerond deelt het aantal statussen Afgerond door het aantal activiteiten; bij 24 activiteiten waarvan 18 Afgerond zijn, toont de KPI 75,0%.

De fase- en statusoverzichten tellen met AANTAL.ALS de waarden in B5:B104 en J5:J104. De controle-KPI telt ingevulde activiteiten waarvan Validatie niet OK is. Daarnaast telt een aparte KPI activiteiten zonder Responsible. Deze cijfers zijn direct afhankelijk van de gegevens die je in de matrix invoert.

Naamwijzigingen correct doorvoeren

De keuzelijst op Dashboard A14 bevat de vijf voorbeeldpersonen. Wanneer je Jan de Vries vervangt door een collega, wijzig dan niet alleen de kolomkop in RACI-matrix, maar ook de labels J5:J9 en de lijst in A14. Anders kan het eigenaarsoverzicht een verouderde naam tonen.

De werkmap bevat geen gedefinieerde namen en geen Excel-tabel. Gebruik daarom de bestaande bereiken zorgvuldig en verwijder de formules in M5:O104 niet. De vaste bereiken tot rij 104 geven ruimte aan precies 100 gegevensrijen, terwijl de voorbeeldregels in de eerste rijen als demonstratie dienen.

De meest risicovolle fout is niet een verkeerde letter, maar een activiteit zonder beslisser. In een project met 30 activiteiten kan één ontbrekende A al zorgen dat een offerte, ontwerpbesluit of livegang blijft liggen. De kolom Validatie signaleert dit zodra N gelijk is aan 0 of groter is dan 1.

Te veel of te weinig Responsible

Zet niet automatisch het hele team op R. Bij een activiteit met vijf R's is niet meer duidelijk wie het werk coördineert. Een praktische verdeling is één primaire uitvoerder en hoogstens één ondersteunende uitvoerder; bij drie of meer R's hoort vaak een opsplitsing in kleinere activiteiten.

Een andere fout is alleen A invullen en R vergeten. De regel Waarschuwing: geen R maakt dit zichtbaar. Een voorbeeld: bij RAC-003 Procesanalyse uitvoeren staat Lisa Smit als eigenaar, maar als niemand in E:I de waarde R krijgt, blijft de activiteit formeel onbelegd.

Verkeerde status en planning

Gebruik Geblokkeerd niet als algemene notitie voor achterstand. Kies die status alleen wanneer een concrete afhankelijkheid het werk tegenhoudt en beschrijf die afhankelijkheid in Opmerking. Een activiteit die op 01-03-2026 zou starten maar nog wacht op een leverancier is dus niet hetzelfde als een activiteit die bewust op Gepland staat.

Controleer ook de datumvolgorde. Een Einddatum vóór de Startdatum kan in dit bestand niet automatisch worden afgekeurd, omdat daarvoor geen validatie is opgenomen. Filter daarom op Startdatum en Einddatum en controleer uitzonderingen handmatig, vooral wanneer je tientallen activiteiten invoert.

Voorbeeldgegevens laten staan

De voorbeeldrijen bevatten personen als Jan de Vries en Sanne Bakker en concrete datums in januari 2026. Als je een eigen project start, wis of vervang dan alle demonstratieregels. Laat je bijvoorbeeld twee voorbeeldactiviteiten staan naast 18 eigen activiteiten, dan telt het Dashboard 20 activiteiten en wordt het afrondingspercentage onjuist.

Let ten slotte op de keuze tussen C en I. Een securityspecialist die vooraf advies moet geven is C; een directielid dat alleen de uitkomst ontvangt is I. Die keuze bepaalt niet alleen communicatie, maar ook wie op welk moment actie moet ondernemen.

Begin met de structuur en pas daarna de inhoud aan. De werkmap is ingericht voor vijf personen en 100 activiteiten. Voor een projectteam van vier personen kun je één persoonskolom leegmaken, maar verwijder de kolom niet: de formules voor Aantal R, Aantal A en Validatie tellen het bereik E:I.

Maak activiteiten herkenbaar

• Gebruik een vaste code, zoals RAC-001 tot RAC-100, zodat projectnotulen naar één rij kunnen verwijzen.
• Schrijf activiteiten als werkwoorden met een resultaat, bijvoorbeeld Testautorisaties goedkeuren in plaats van Autorisaties.
• Gebruik de zes bestaande projectfasen consequent; voeg een nieuwe fase alleen toe wanneer je die ook aan de fasekolom en het Dashboard toevoegt.
• Leg uitzonderingen vast in Opmerking, niet in de RACI-letter. Zo blijven de controles betrouwbaar.

Pas personen en eigenaars aan

Vervang de vijf voorbeeldnamen in de kopteksten door rollen of echte namen van jouw team. Gebruik echte namen wanneer de matrix voor uitvoering wordt gebruikt; gebruik functierollen wanneer personeelswisselingen belangrijker zijn dan individuele aanspreekbaarheid.

Werk daarna de eigenaarlabels op Dashboard bij. De keuzelijst A14 zoekt binnen J5:K9. Bij een team van vijf personen kun je daarmee snel zien hoeveel activiteiten aan één eigenaar zijn gekoppeld; bij 12 activiteiten voor één projectmanager is dat een nuttig signaal voor werkverdeling.

Gebruik het Dashboard in overleg

Open het Dashboard tijdens de wekelijkse projectmeeting. Bespreek eerst het aantal validatiefouten en activiteiten zonder R, daarna de geblokkeerde status. De drie grafieken geven een compact beeld van fasen, statussen en eigenaren, maar bevatten geen tijdlijnanalyse of capaciteitsberekening.

Bewaar periodiek een kopie met een datum in de bestandsnaam, bijvoorbeeld RACI-project-06-09-2026.xlsx. Zo kun je later vergelijken welke 10 van 40 activiteiten afgerond waren bij een eerdere projectreview, zonder de actuele matrix terug te zetten.