Factuur maken in Excel (met btw)

Een factuur is meer dan zomaar een bedrag op papier: de Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan wat erop moet staan. Gelukkig maak je in Excel eenvoudig een nette, correcte factuur die het rekenwerk zelf doet en er professioneel uitziet. In deze gids bouwen we samen een factuur op met alle verplichte gegevens, een automatische btw-berekening tegen 21% en een totaal dat altijd klopt. Zo bespaar je een boekhoudabonnement en houd je toch grip op je administratie.

Wat moet er verplicht op een factuur?

De Belastingdienst vraagt om een aantal vaste gegevens, en het loont om die van tevoren op een rij te hebben. Op elke factuur horen je bedrijfsnaam en adres, je KVK-nummer en je btw-identificatienummer, de gegevens van je klant, een opeenvolgend factuurnummer, de factuurdatum in het formaat dd-mm-jjjj, een duidelijke omschrijving van je product of dienst, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en -bedrag, en tot slot het totaal inclusief btw. Ontbreekt er iets, dan is de factuur formeel niet compleet en kan dat problemen geven bij een controle of bij je klant.

Stap 1: Bouw de kop op

Zet bovenaan je eigen gegevens en die van de klant netjes onder elkaar. Reserveer een aparte cel voor het factuurnummer en een voor de factuurdatum. Houd je factuurnummers strak oplopend, bijvoorbeeld 2025-001, 2025-002, 2025-003. Dat is geen vrijblijvende tip maar een harde eis: gaten of dubbele nummers zijn niet toegestaan en vallen op bij een controle. Een vast opbouwschema met het jaartal voorop houdt je nummering vanzelf overzichtelijk.

Stap 2: Maak de regeltabel

Maak kolommen voor omschrijving, aantal, prijs per stuk en regeltotaal. Het regeltotaal laat je Excel berekenen met =B2*C2, oftewel aantal maal stukprijs. Zo hoef je per regel alleen het aantal en de prijs in te vullen en rekent Excel de rest foutloos uit. Kopieer die formule naar beneden voor een handvol lege regels, zodat je factuur meteen meegroeit als je meer posten toevoegt.

Stap 3: Bereken subtotaal, btw en totaal

Onder de regels tel je het subtotaal op met =SUM(D2:D10). De btw reken je uit met =D11*0.21, oftewel het subtotaal maal 21%. Het eindtotaal is subtotaal plus btw: =D11+D12. Wil je de btw netjes op twee decimalen afronden, zodat je nooit een cent verschil krijgt met je klant, gebruik dan =ROUND(D11*0.21, 2). Door deze drie regels op te bouwen met formules, klopt je totaal altijd, ook als je achteraf nog een regel wijzigt.

Stap 4: Vang lege regels op

Zolang niet elke regel is ingevuld, kan een berekening een storende foutmelding geven. Vang dat elegant af met ALS.FOUT: =IFERROR(B2*C2, 0). Lege regels tonen dan gewoon een nul in plaats van een foutcode, en je factuur blijft er verzorgd uitzien, ook halverwege het invullen. Dit is een klein detail dat je factuur meteen professioneler maakt.

Stap 5: Voeg de betaalgegevens toe

Sluit je factuur af met je IBAN, de betaaltermijn (bijvoorbeeld 14 of 30 dagen) en het factuurnummer als betalingskenmerk, zodat je klant het betaald krijgt met de juiste gegevens. Sla de definitieve factuur op als PDF en verstuur die; nooit het Excel-bestand zelf, want dat kan de klant aanpassen. Een compleet startpunt vind je in onze zzp-factuur of het algemene offertesjabloon waarmee je de klus vooraf vastlegt.

Facturen ordenen en op tijd betaald krijgen

Een mooie factuur is het halve werk; op tijd betaald krijgen is de andere helft. Houd daarom naast je factuursjabloon een eenvoudig overzicht bij met per factuur het nummer, de klant, het bedrag, de vervaldatum en of hij betaald is. Met een statuskolom en de formule =IF(TODAY()>C2, "Te laat", "Loopt") zie je in één oogopslag welke facturen over hun vervaldatum heen zijn en een herinnering verdienen. Zo blijft je cashflow gezond zonder dat je alles uit je hoofd hoeft te onthouden.

Zorg ook voor een logische bestandsindeling. Bewaar elke verstuurde factuur als PDF met het factuurnummer in de bestandsnaam, bijvoorbeeld “2025-014-Jansen.pdf”, en bewaar het bronbestand in Excel apart. Zo kun je bij een vraag van een klant of je boekhouder de juiste factuur binnen enkele seconden terugvinden. Vergeet niet dat de bewaarplicht ook hier zeven jaar is. Wie zijn facturen netjes nummert, opslaat en de betaalstatus bijhoudt, heeft aan het eind van het jaar geen enkel gedoe met zijn administratie en houdt bovendien veel beter zicht op wie er nog moet betalen.

Een vriendelijke maar duidelijke betaaltermijn helpt je cashflow enorm. Veel zzp’ers hanteren veertien dagen; dat is voor een kleine ondernemer prettiger dan de dertig dagen die grotere bedrijven soms verwachten. Zet de vervaldatum groot en duidelijk op de factuur en herhaal hem in de begeleidende e-mail. Blijft betaling uit, stuur dan na de vervaldatum eerst een vriendelijke herinnering en pas daarna een formele aanmaning. Door dat proces vast te leggen in je overzicht, met een datum per stap, blijf je consequent zonder dat het ongemakkelijk voelt.

Denk tot slot na over herhaalfacturen. Factureer je elke maand hetzelfde bedrag aan dezelfde klant, bijvoorbeeld voor een abonnement of een vast servicecontract, dan kun je je sjabloon zo opzetten dat je alleen de datum en het factuurnummer hoeft aan te passen. Dat scheelt tijd en voorkomt fouten. Combineer je dat met een net overzicht van al je terugkerende inkomsten, dan weet je aan het begin van elke maand al welk deel van je omzet zo goed als zeker binnenkomt. Die voorspelbaarheid is voor een kleine onderneming goud waard.

Zorg er ook voor dat je factuur er verzorgd en herkenbaar uitziet, want een nette factuur wekt vertrouwen en wordt vaak sneller betaald. Zet je logo bovenaan, kies een rustige, professionele opmaak en houd voldoende witruimte aan. Een factuur die eruitziet alsof hij met zorg is gemaakt, straalt uit dat je ook de rest van je werk serieus neemt. Vermijd felle kleuren en te veel lettertypes; een strak overzicht met je eigen huisstijl is genoeg. Bewaar één definitieve versie van je opmaak als vaste basis, zodat elke factuur die je verstuurt er hetzelfde en herkenbaar uitziet.

Veelgemaakte fouten

Veelgestelde vragen

Mag ik met Excel factureren?

Ja, zolang de factuur alle verplichte gegevens bevat en je hem zeven jaar bewaart. Veel zzp’ers en kleine bedrijven factureren prima vanuit Excel; het is volledig toegestaan.

Hoe reken ik btw over meerdere tarieven op één factuur?

Splits de regels per tarief en reken de btw per groep uit met SOM.ALS, bijvoorbeeld =SUMIF(E2:E10, 0.21, D2:D10)*0.21. Toon de btw-bedragen per tarief apart, zodat je klant en de Belastingdienst het kunnen volgen.

Wanneer stuur ik een factuur zonder btw?

Onder andere bij de kleineondernemersregeling (KOR) of bij btw verlegd. Vermeld dan de reden op de factuur, zoals “btw verlegd” of “vrijgesteld van btw op grond van de KOR”.