Factuur Excel - Gratis Voorbeeld

1. Vul op het tabblad Facturen per regel het factuurnummer, de klantnaam, de datum en de omschrijving in. Gebruik de kolommen voor uren, uurtarief en BTW-tarief zoals ze zijn opgebouwd.
2. Controleer of de betaalstatus klopt en vul de betaaldatum in zodra een klant heeft overgemaakt. Zo blijft het overzicht op openstaande posten bruikbaar.
3. Gebruik het tabblad Klantgegevens om vaste gegevens van je klanten centraal vast te leggen. Dat voorkomt typefouten in adressen en plaatsnamen.
4. Bekijk de Samenvatting om snel te zien welke facturen nog niet betaald zijn en welke totalen per periode relevant zijn. Dit is handig voor je btw-administratie.
5. Lees het tabblad Instructies als je het bestand wilt aanpassen aan je eigen werkwijze. Daar zie je welke velden je beter niet leeg laat.
6. Werk je met een vaste uurtariefstructuur, dan vul je alleen uren en tarief in; bij vaste projectprijzen kun je de omschrijving en het totaal aanpassen.

Dit sjabloon is gemaakt voor de dagelijkse factuurstroom van een ZZP, een bureau of een kleine eenmanszaak. Op het tabblad Facturen staan 16 kolommen, van factuurnummer tot Dagen te laat, zodat je niet alleen omzet maar ook betaalgedrag volgt.

In de praktijk werkt dit goed voor webdesigners, consultants, tekstschrijvers en andere ondernemers die per uur factureren. Met 40 declarabele uren tegen € 85 per uur staat er al snel € 3.400 exclusief BTW op één maand, dus een fout in het subtotaal of BTW-tarief merk je direct.

Facturen als werkblad, niet als losse pdf-lijst

Het voordeel van Excel is dat je regels kunt hergebruiken en sneller kunt filteren op open posten. Je ziet per regel meteen het verschil tussen betaald en onbetaald, zonder dat je aparte lijsten naast elkaar hoeft te houden.

Samenvatting voor snel financieel overzicht

Het tabblad Samenvatting is bedoeld om in één keer te zien wat de factuurstand is. Dat helpt als je aan het einde van de maand je administratie checkt of een btw-aangifte voorbereidt, zeker wanneer je meerdere facturen met 21% BTW hebt verstuurd.

Klantgegevens apart bewaren

Door klantgegevens op een eigen tabblad te zetten, houd je facturen schoner en verklein je de kans op typefouten. In veel klantbestanden zie je dat hetzelfde adres vijf keer anders is geschreven; met één vast tabblad voorkom je dat gedoe.

Voor Nederlandse facturen zijn de wettelijke punten helder. Op grond van art. 35a Wet OB 1968 moet een factuur onder meer de factuurdatum, het factuurnummer, de gegevens van de afnemer, de omschrijving, het BTW-tarief en het BTW-bedrag bevatten.

In dit sjabloon zie je daarom aparte velden voor het tarief en het bedrag, zodat je niet hoeft te rekenen in losse notities. Bij 10 facturen van € 750 exclusief BTW is de standaard 21% BTW samen € 1.575, en dat soort totalen wil je niet handmatig uitpluizen.

Betalingstermijn en openstaande posten

De vervaldatum helpt je om betalingsachterstanden te volgen. Als je standaard 14 dagen hanteert en een klant betaalt pas na 23 dagen, dan staat in de kolom Dagen te laat direct een signaal voor je debiteurenbeheer.

Waarom 21% en wanneer 9% relevant is

Voor de meeste diensten is 21% BTW de norm. Het verlaagde tarief van 9% geldt voor specifieke leveringen en diensten, maar voor een factuursjabloon voor zzp’ers is het belangrijk dat je het tarief per regel bewust kiest en niet alles op 21% zet uit gemak.

Als je producten of diensten met verschillende tarieven factureert, is een aparte controlekolom vaak beter dan één totaalveld. Je voorkomt daarmee dat je bij de BTW-aangifte achteraf moet corrigeren via een suppletie.

Een aparte controlekolom houdt ook de openstaande posten overzichtelijk, zodat je bij facturen met verschillende tarieven sneller ziet welke bedragen nog verwerkt moeten worden.

Een klassieke fout is dat het factuurnummer niet doorloopt. Als je op factuur F-2026-014 ineens F-2026-018 zet, wordt je administratie lastiger te controleren en vallen ontbrekende facturen sneller op bij je eigen review.

Een andere fout is een verkeerd BTW-bedrag door afronding op rekenmachine of handmatige invoer. Bij 7,5 uur tegen € 92,50 per uur en 21% BTW kom je op € 693,75 exclusief BTW en € 840,44 inclusief BTW; als je daar € 840,45 van maakt, stapelen afwijkingen zich snel op.

Te weinig onderscheid tussen betaald en openstaand

Veel bestanden laten de betaalstatus weg of gebruiken alleen kleur. Dat werkt zolang er tien facturen zijn, maar bij 50 of 100 regels heb je echt een aparte kolom nodig om te filteren op open posten en achterstallige betalingen.

Verkeerde datumvolgorde

In klantbestanden zie je soms dat de betaaldatum eerder staat dan de factuurdatum of vervaldatum. Dat lijkt klein, maar het maakt controles op kasstroom en openstaande debiteuren onbetrouwbaar.

Omschrijving te vaag

Een omschrijving als “werkzaamheden” zegt te weinig. Beter is “SEO-advies maart 2026” of “onderhoud WordPress-site”, zodat jij later weet wat er precies is geleverd en je klant de factuur ook kan plaatsen.

Dit bestand is bewust compact, maar je kunt het prima uitbreiden. Veel zzp’ers voegen bijvoorbeeld een kolom toe voor projectnaam, ordernummer of een interne referentie zodat de factuur later sneller terug te vinden is.

Als je meer met vaste prijzen werkt, kun je de kolom voor uren vervangen of aanvullen met een projectbedrag. Bij 12 projecten van gemiddeld € 650 per maand krijg je dan een strakker overzicht van omzet per klant dan bij losse urentotalen.

Praktische uitbreidingen die vaak nuttig zijn

• Voeg een kolom toe voor betaalmethode, zoals IBAN, SEPA of contant.
• Maak een extra veld voor het KvK-nummer of je eigen referentie op de factuur.
• Splits omzet in diensten met 21% BTW en uitzonderingen met een ander tarief.
• Koppel het bestand aan een export voor je boekhouding of accountant.
• Gebruik een filter op klantnaam zodat je in 2 klikken alle facturen van één opdrachtgever ziet.

Wanneer een extra tabblad handig is

Heb je meer dan 100 facturen per jaar, dan kan een apart tabblad voor herinneringen of betaalafspraken zinvol zijn. Dan hou je facturen, klantinformatie en opvolging gescheiden, zonder dat je samenvatting onnodig vol raakt.

Voor ondernemers met vaste terugkerende opdrachten werkt een standaardregel per maand vaak beter dan telkens losse regels. Dat scheelt invoertijd en maakt het makkelijker om je omzet per kwartaal te vergelijken.

Bij vaste terugkerende opdrachten past een betaalafsprakenoverzicht vaak mooi naast je maandregel, zodat je direct ziet welke bedragen in termijnen lopen en welke nog openstaan.