Inventarisatie Excel - Gratis Voorbeeld

1. Stap 1 — Open het tabblad Inventaris en bekijk de voorbeeldregels. Gebruik deze regels als referentie voor de gewenste invoer.
2. Stap 2 — Vul per artikel het artikelnr., de artikelnaam, categorie, locatie en leverancier in. Gebruik één rij per uniek artikel.
3. Stap 3 — Noteer bij Aantal voorraad het werkelijk getelde aantal en vul bij Minimum voorraad de ondergrens voor nabestellen in.
4. Stap 4 — Voer de inkoopprijs en verkoopprijs in. Controleer of je consequent exclusief of inclusief BTW werkt; voor margeanalyses is exclusief BTW meestal het meest bruikbaar.
5. Stap 5 — Vul bij Laatste telling de datum van de fysieke controle in, bijvoorbeeld 14-07-2026. Werk deze datum na iedere nieuwe telling bij.
6. Stap 6 — Bekijk het Dashboard voor de samenvatting en gebruik Instructies als naslag bij wijzigingen of uitbreiding van het bestand.

Een inventarisatiebestand is vooral nuttig op het moment dat fysieke telling en administratie bij elkaar moeten komen. Een magazijnmedewerker loopt bijvoorbeeld per stelling door het magazijn, noteert eerst de locatie en scant of schrijft daarna het artikelnr. over. De boekhouder of voorraadbeheerder verwerkt de telling vervolgens in het tabblad Inventaris.

Van stelling naar voorraadregel

Figuur 1 laat zien hoe de tabel is opgebouwd. De kolommen Artikelnr., Artikelnaam, Categorie, Locatie en Leverancier beschrijven het artikel; Aantal voorraad en Minimum voorraad leggen de operationele voorraad vast. Bij een telling van Rek B3 zie je bijvoorbeeld dat 8 USB-C-kabels aanwezig zijn tegenover een minimumvoorraad van 20. Dat artikel vraagt dus aandacht voordat een verkooporder niet meer kan worden geleverd.

Werk bij voorkeur per locatie in plaats van per productgroep. Zo voorkom je dat je tijdens een telling opnieuw door het magazijn loopt. Bij 250 artikelen en gemiddeld 40 seconden per artikel duurt één telronde ongeveer 167 minuten, exclusief pauzes en correcties.

Rollen en werkstromen

De magazijnmedewerker voert de fysieke telling uit, de planner beoordeelt verwachte leveringen en de inkoper gebruikt Leverancier en Minimum voorraad voor een bestelvoorstel. Een financieel medewerker kan de voorraadwaarde controleren tegen het grootboek, terwijl een ondernemer op het Dashboard snel ziet welke categorieën kapitaal vastzetten.

Voor een webshop is de locatiekolom eveneens belangrijk: een artikel op Rek A1 heeft een andere pickroute dan een artikel op Rek D4. Leg wijzigingen direct vast en gebruik Laatste telling om te zien welke regels al maanden niet zijn gecontroleerd. Voor een kantoorvoorraad volstaat vaak een maandelijkse controle; voor snelverkopende elektronica is een wekelijkse telling praktischer.

Een inventarisatie ondersteunt de waardering van voorraad in de jaarrekening. Volgens Burgerlijk Wetboek Boek 2, artikel 384, wordt voorraad gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs of vervaardigingsprijs, met inachtneming van een lagere marktwaarde wanneer die duurzaam lager is. De kolom Inkoopprijs in dit Excel-bestand is daarom een administratieve basis, geen automatische fiscale eindberekening.

Inkoopprijs, waarde en marge

De voorraadwaarde volgt in de praktijk uit Aantal voorraad × Inkoopprijs. Bij 24 kantoorstoelen à € 65,00 bedraagt de waarde € 1.560,00. De verkoopwaarde is 24 × € 119,00 = € 2.856,00; de brutomarge per stuk is € 54,00 en de marge op verkoopprijs is ongeveer 45,4%, vóór overige kosten en BTW.

Voor de waardering moet je een vaste methode toepassen. Voor de meeste Nederlandse MKB-bedrijven is FIFO praktischer dan LIFO: de oudste partij wordt als eerste afgeboekt en de methode sluit beter aan bij de fysieke voorraadrotatie. Bij prijsstijgingen kan FIFO wel een hogere boekwaarde en hogere winst laten zien dan een gewogen gemiddelde prijs. Noteer je methode in je administratieve grondslagen en pas haar niet tussentijds willekeurig aan.

Aansluiting met de jaarrekening

De inventarisatielijst moet aansluiten op de voorraadadministratie per balansdatum. Tel je op 31-12-2026 40 dozen papier à € 22,00, dan hoort € 880,00 als uitgangspunt bij de voorraadwaarde te staan, waarna incourante of beschadigde voorraad afzonderlijk wordt beoordeeld.

Controleer ook de BTW-behandeling. Inkoop- en verkoopprijzen moeten consequent exclusief BTW worden vastgelegd wanneer je de marge berekent; het standaardtarief van 21% hoort niet in de brutomargeformule. Een voorraadverschil van 6 artikelen à € 18,50 geeft bovendien al € 111,00 verschil tussen telling en administratie.

De meest kostbare fouten ontstaan niet door Excel zelf, maar door een onduidelijke telprocedure. In klantbestanden zie je regelmatig dezelfde USB-kabel twee keer staan: één keer als ART-002 en één keer als USB-C-1M. Het Dashboard telt dan twee regels, terwijl het magazijn maar één artikel kent.

Dubbele artikelen en verkeerde eenheden

Leg per artikel één vaste code vast en spreek af of je dozen, stuks of verpakkingen telt. Veertig dozen printerpapier is niet hetzelfde als veertig losse pakken. Als één doos vijf pakken bevat, ontstaat bij een foutieve omrekening een verschil van 160 pakken bij een telling van 40 dozen.

Een tweede fout is het overschrijven van Minimum voorraad met de actuele voorraad. Daardoor verdwijnt de bestelgrens en lijkt een artikel steeds gezond. Houd 8 kabels als Aantal voorraad en 20 als Minimum voorraad; verander alleen het eerste getal wanneer de fysieke telling verandert.

Prijs- en datumfouten

Een inkoopprijs van € 65,00 mag niet per ongeluk als € 6.500 worden ingevoerd door een verkeerde getalnotatie. Controleer bij grote wijzigingen altijd de voorraadwaarde: 100 artikelen à € 65,00 is € 6.500,00, niet € 650,00. Gebruik daarnaast een echte datum in Laatste telling en niet alleen tekst zoals januari.

Let ook op tellen tijdens lopende goederenbewegingen. Als er tussen 09:00 en 10:00 twaalf artikelen worden verkocht en vier worden ontvangen, maar die mutaties niet worden vastgelegd, kan een verschil van acht stuks ontstaan. Stop de beweging tijdelijk of noteer beginstand, ontvangsten en verkopen afzonderlijk.

Een praktische controle is een hertelling van iedere afwijking boven 5% of boven 10 stuks. Bij 180 geregistreerde eenheden betekent 5% een grens van 9 stuks. Zo besteed je tijd aan echte verschillen in plaats van aan minieme telafwijkingen.

Na zo’n hertelling is een inkooporderformulier handig om ontvangsten apart vast te leggen, zodat afwijkingen direct naast de bestelling en levering zichtbaar blijven.

Het sjabloon is een goede basis, maar je kunt het aanpassen aan de omvang van je assortiment. Begin met vaste invoerafspraken voordat je extra formules toevoegt. Bij 50 artikelen werkt handmatig onderhoud nog goed; bij 5.000 regels heb je controle op unieke codes, filters en importbestanden nodig.

Handige uitbreidingen

• Voeg een kolom Bestelhoeveelheid toe, bijvoorbeeld de gewenste voorraad na een levering.
• Voeg een kolom Eenheid toe voor stuk, doos, liter of kilogram.
• Voeg een kolom Batchnummer of Serienummer toe voor producten met traceerbaarheid.
• Voeg een kolom Teldatum vorige telling toe om verschillen tussen twee telrondes te berekenen.
• Voeg een kolom Opmerking toe voor schade, retouren of geblokkeerde voorraad.

Voor een magazijn met 12 categorieën is een keuzelijst voor Categorie betrouwbaarder dan vrije tekst. Daarmee voorkom je varianten zoals Elektronica, electronica en Elektronika, die in een draaitabel als drie verschillende categorieën verschijnen.

Formules en koppelingen

Gebruik voor Voorraadwaarde een formule als =F4*H4 en voor de marge op verkoopprijs =ALS(I4=0;0;(I4-H4)/I4). De functie ALS voorkomt een foutmelding wanneer Verkoopprijs leeg of nul is. Voor een samenvatting per categorie kun je SOM.ALS gebruiken, bijvoorbeeld om alle voorraadwaarden van Elektronica op te tellen.

Bij meer dan 10.000 regels is een Excel-tabel met gestructureerde verwijzingen beter dan losse celbereiken. Importeer tellingen uit een scannerbestand alleen wanneer Artikelnr. uniek is en maak vóór iedere import een kopie. Het Dashboard blijft dan controleerbaar en je kunt een wijziging terugvinden.

Bij een scannerimport past ook een voorraadbeheer voor kleine onderneming, omdat je daarin Artikelnr. en aantallen per regel strak kunt vastleggen en fouten sneller terugvindt.