Onderhoudsschema - Excel Voorbeeld Gratis

1. Vul op het tabblad Onderhoudsregistratie per asset de vaste gegevens in, zoals Asset-ID, locatie en verantwoordelijke.
2. Controleer de kolommen voor laatste en volgende onderhoudsdatum en pas de frequentie in maanden aan op je eigen planning.
3. Werk het onderhoudstype, de status en de prioriteit bij zodra een melding binnenkomt of een klus is afgerond.
4. Voer de kosten exclusief BTW in en controleer of het BTW-tarief juist staat voor jouw factuur of interne doorbelasting.
5. Gebruik het dashboard om te zien welke assets aandacht vragen en welke kosten zich opstapelen per categorie of locatie.
6. Lees het tabblad Instructies als je het bestand wilt uitbreiden met extra kolommen, filters of een eigen rapportage.

Dit sjabloon is gemaakt voor mensen die in de praktijk onderhoud moeten plannen, afvinken en doorbelasten. Denk aan een facilitair manager, een onderhoudscoördinator, een planner in de logistiek of een financieel medewerker die kosten per asset wil volgen.

Op tabblad Onderhoudsregistratie (Figuur 1) zie je 17 kolommen. Je legt per machine of installatie een Asset-ID, categorie, locatie, verantwoordelijke, laatste onderhoudsdatum, volgende onderhoudsdatum en onderhoudsfrequentie vast. In de voorbeeldregels staan onder meer een CNC-freesmachine met € 850,00 en een heftruck met € 420,00 onderhoudskosten, zodat je direct ziet hoe het invulmodel werkt.

Voor wie dit handig is

Voor productiebedrijven is dit nuttig om stilstand te beperken. Bij een machine die elke 6 maanden onderhoud nodig heeft, voorkom je dat een storing van 1 dag al snel € 2.500 omzetverlies oplevert. In vastgoedbeheer helpt het om installaties als airco, noodgenerator en ventilatie op één lijst te houden.

Wat je dagelijks invult

Je vult vooral de datum, status, uitvoerder en kosten bij. Daardoor kan een boekhouder of controller later per locatie vergelijken hoeveel onderhoud er is uitgegeven; bijvoorbeeld € 3.740 aan vier assets in één kwartaal, inclusief 21% BTW.

De kostenkolommen zijn in dit sjabloon duidelijk gescheiden in exclusief btw, btw-bedrag en inclusief btw. Dat is praktisch, want in Nederland boek je onderhoudskosten meestal eerst exclusief BTW en splits je het btw-bedrag uit voor de aangifte volgens de Wet OB 1968.

Bij het standaardtarief van 21% geldt: bij € 1.000,00 onderhoudskosten excl. btw hoort € 210,00 btw en dus € 1.210,00 incl. btw. Als je dit per maand bij 12 assets doet, voorkom je rekenfouten die in de praktijk snel oplopen tot honderden euro's in een groot rekenblad.

Waarom de BTW-kolommen nuttig zijn

Voor een financieel medewerker is het belangrijk dat factuurbedragen en interne kosten hetzelfde zijn opgebouwd. Als je later een suppletie moet doen, is een fout van 1 regel al genoeg om de totale btw-afdracht scheef te trekken.

Technische keuze: preventief boven correctief

In de meeste Nederlandse onderhoudsprocessen is preventief plannen slimmer dan alleen correctief werken. Een installatie van € 12.000 die je met een onderhoudsinterval van 6 maanden bewaakt, is meestal goedkoper te beheren dan telkens ad hoc repareren na stilstand, spoedtarieven en inhuur van externe monteurs.

De grootste fout is dat mensen alleen de uitgevoerde klus registreren en de volgende onderhoudsdatum overslaan. Dan heb je na 3 maanden alsnog geen planning, terwijl een machine met kwartaalonderhoud juist op tijd moet terugkomen in het overzicht.

Een andere fout is dat onderhoudskosten zonder BTW-tarief worden ingevoerd. Bij 21% zie je dan vaak bedragen als € 850,00, maar de btw van € 178,50 ontbreekt, waardoor het dashboard en de kostenvergelijking niet meer kloppen.

Fouten die je vaak terugziet

In klantbestanden zie je ook dubbele assetnamen, bijvoorbeeld twee keer 'Heftruck' zonder Asset-ID. Daardoor kun je niet meer zien of de ene heftruck € 420,00 of € 620,00 kostte, en wordt rapportage per locatie onbruikbaar.

Wat er misgaat in de planning

Als je de onderhoudsfrequentie invult als tekst in plaats van als getal, vallen berekeningen stil. Een frequentie van 6 maanden werkt nog prima, maar 'halfjaarlijks' maakt automatische opvolging in Excel onhandig en foutgevoelig.

Diezelfde nauwkeurigheid heb je ook nodig bij een inventarisatielijst, zodat aantallen, locaties en asset-ID’s niet opnieuw door elkaar lopen.

Je kunt dit bestand makkelijk uitbreiden met extra velden zoals serienummer, leverancier, contractnummer of garantie-einddatum. Voor een technisch team is dat handig als één machine bijvoorbeeld € 9.500 kost en onderhoud uit meerdere servicecontracten bestaat.

Op Figuur 2 zie je het dashboard; daar kun je later extra totalen toevoegen, bijvoorbeeld kosten per categorie, aantallen open acties of onderhoud binnen 30 dagen. Met 25 assets en 4 categorieën wordt zo'n overzicht al snel veel bruikbaarder dan een losse lijst.

Praktische uitbreidingen

• Voeg een kolom toe voor serienummer als je meerdere identieke machines hebt.
• Maak een extra statuskeuze voor 'gepland binnen 30 dagen' als je strakker wilt sturen.
• Koppel locatiecodes aan vestigingen als je onderhoudskosten per pand wilt verdelen.
• Gebruik een extra kolom voor contractwaarde per jaar als je leveranciers wilt vergelijken.

Als je dit bestand in een team gebruikt, is het slim om afspraken te maken over wie de laatste onderhoudsdatum bijwerkt. Met 1 centrale invoerplek voorkom je dat drie collega's dezelfde machine op verschillende manieren registreren.

Een centrale invoerplek werkt pas echt goed als nieuwe machines ook meteen netjes worden vastgelegd, zodat je ze later aan de goederenontvangst kunt koppelen.