Ontvangst Goederen - Gratis Voorbeeld

1. Open het tabblad Ontvangst goederen en vul per levering de regel in. Gebruik een eigen ontvangstnummer, bijvoorbeeld GO-2026-001.
2. Controleer of de bestelde en ontvangen hoeveelheid kloppen met de pakbon. Bij een verschil noteer je meteen de afwijking en een korte opmerking.
3. Vul de eenheidsprijs en het BTW-tarief in. Het sjabloon laat dan zien wat de totale waarde van de ontvangst is.
4. Gebruik het tabblad Dashboard om de totale ontvangen waarde en eventuele afwijkingen te volgen. Dat is handig voor dagelijks magazijnoverleg.
5. Lees het tabblad Instructies voordat je het bestand intern uitrolt. Zo spreek je af wie registreert en wie controleert.
6. Bewaar het bestand per maand of per project als je veel leveringen hebt. Dan houd je het overzicht schoon en terugvindbaar.

Figuur 1 toont het tabblad Ontvangst goederen met 15 kolommen in één vaste invoertabel. Je werkt per regel, zodat een magazijnmedewerker of administratief medewerker elke levering direct kan vastleggen zonder extra knip- en plakwerk.

De kolommen lopen van ontvangstdatum en ontvangstnummer tot artikelomschrijving, aantallen, eenheidsprijs, btw-tarief en opmerking. In een praktijkvoorbeeld met 40 leveringen per week houd je daarmee in één maand 160 regels strak bij, wat veel sneller is dan losse pakbonnen verwerken.

Werken met aantallen en waarde

De combinatie van bestelde hoeveelheid, ontvangen hoeveelheid en afwijking maakt het blad bruikbaar voor inkoopcontrole. Als een leverancier 120 rollen levert terwijl er 118 binnenkomen, zie je het verschil meteen op dezelfde regel.

Dat is vooral handig voor bedrijven met verpakkingsmateriaal, handelsgoederen of onderdelen. Een inkoper, magazijnbeheerder of financieel medewerker kan dan dezelfde ochtend al de discrepantie terugkoppelen naar de leverancier.

Waarom dit in de dagelijkse praktijk werkt

Door vaste kolommen kunnen meerdere collega’s dezelfde structuur gebruiken. Dat voorkomt dat de ene medewerker met codes werkt en de ander met vrije tekst, wat later zoeken en tellen lastig maakt.

Bij een magazijn met 8 tot 12 leveringen per dag levert dit al snel 30 tot 45 minuten tijdwinst op per week. Vooral als je achteraf nog moet aansluiten op de factuur of op de pakbon, scheelt een vaste invoer veel correctiewerk.

Bij goederenontvangst draait het niet alleen om aantallen, maar ook om de administratieve waarde. In dit sjabloon zie je per regel de BTW-berekening terug, zodat je sneller kunt afstemmen met de boekhouding en de inkoopfactuur.

Voor standaardartikelen geldt in Nederland meestal 21% btw. Bij een levering van 500 dozen à € 0,42 kom je uit op € 210,00 exclusief btw en € 252,10 inclusief btw; dat is precies het soort controle dat je wilt doen voordat de factuur wordt geboekt.

Controle vóór boeking

De status- en opmerkingenkolom maken het mogelijk om een levering tijdelijk op 'deels ontvangen' te zetten. Dat is nuttig als je wel 118 stuks hebt binnengekregen, maar de factuur al voor 120 stuks binnenkomt.

Voor de administratie is dat een belangrijk verschil, omdat je dan een creditnota of nacontrole kunt starten voordat het verschil in de jaarrekening of het grootboek blijft hangen. In een kleine handels-BV met 250 ontvangsten per maand voorkomt dit veel herstelwerk in de boeking.

Technische keuze: één ontvangstregel per levering

Voor dit soort administratie is één regel per levering beter dan één regel per artikel in meerdere tabbladen. Je houdt de controleerbaarheid hoog en de kans op dubbele telling laag, zeker als je later wilt filteren op leverancier of ontvangstnummer.

Ook voor de btw-afstemming is dat praktischer. Je hebt dan per ontvangst één helder dossier met datum, waarde, tarief en afwijking, in plaats van versnipperde gegevens over meerdere sheets.

Een fout die ik vaak zie, is dat mensen het bestelde aantal invullen als ontvangen aantal. Dan lijkt alles sluitend, terwijl de pakbon juist laat zien dat er 2 rollen of 15 stuks ontbreken.

Bij een levering van 1.000 artikelen lijkt een afwijking van 3 stuks klein, maar financieel telt het snel op. Als de inkoopwaarde € 4,80 per stuk is, gaat het al om € 14,52 inclusief 21% btw.

Verkeerde statuscodering

Een andere fout is dat de status te laat wordt aangepast. Dan staat een levering nog op volledig terwijl de afwijking al is gemeld, waardoor collega’s in inkoop of boekhouding uitgaan van de verkeerde situatie.

Werk je met 20 leveringen per dag, dan kost het achteraf rechtzetten van status en opmerking al snel 10 tot 15 minuten extra. In een druk magazijn is dat precies het soort kleine fout dat elke week terugkomt.

Slordige artikelomschrijvingen

Als je dezelfde doos de ene keer 'A4 doos' en de andere keer 'kartonnen dozen A4' noemt, wordt filteren onbetrouwbaar. In dit sjabloon helpt de vaste combinatie van artikelcode en artikelomschrijving om dat te voorkomen.

Voor operationele teams is dat belangrijker dan het lijkt, zeker als je na een kwartaal 300 tot 500 regels wilt analyseren op leverancier of productgroep. Dan wil je geen discussies over synoniemen.

Die vaste artikelcodes maken het ook eenvoudiger om een voorraadbeheersjabloon strak te vullen, zodat je per productgroep snel ziet waar de voorraadafwijking zit.

Je kunt dit bestand eenvoudig uitbreiden zonder de basisstructuur kwijt te raken. Voeg bijvoorbeeld extra kolommen toe voor ordernummer, docknummer of vrachtbriefnummer als jouw logistieke proces dat vraagt.

Bij een bedrijf met 3 ontvangstlocaties is het slim om een locatiekolom toe te voegen. Dan kun je per ontvangst snel zien of een levering in Amsterdam, Utrecht of Rotterdam is verwerkt.

Praktische uitbreidingen

• Voeg een kolom toe voor pakbonnummer als je veel met meerdere zendingen per leverancier werkt.
• Gebruik een extra statuskeuze voor 'in controle' als de levering eerst nog moet worden geteld.
• Maak een filter op leverancier, zodat je bijvoorbeeld 50 ontvangsten van één leverancier in een kwartaal snel terugvindt.
• Laat het dashboard een totaal tonen van ontvangen waarde per maand, bijvoorbeeld € 18.450,00 bij 72 leveringen.

Handige koppeling met de administratie

Als je dit bestand naast de inkoopfacturen gebruikt, kun je sneller zien of hoeveelheid, prijs en btw overeenkomen. Bij handelsbedrijven met veel kleine leveringen is dat vaak efficiënter dan een losse Excel-lijst per afdeling.

Voor teams die dagelijks met voorraad werken is een vaste nummering van ontvangstregels belangrijk. Een structuur als GO-2026-001 tot en met GO-2026-250 maakt terugzoeken en rapporteren veel makkelijker.

Die vaste nummering sluit goed aan op een bestellijst voor inkoop, omdat je daarmee ontvangstregels en geplaatste orders makkelijker naast elkaar zet.