Bestellijst - Gratis Voorbeeld Excel

1. Open het tabblad Bestellingen en vul voor elke regel een bestelnummer, besteldatum en artikelnaam in. Werk per leverancier of per project, zodat je lijst overzichtelijk blijft.
2. Vul aantal, eenheid, stukprijs en btw-tarief in. Bij een voorbeeldorder van 25 stuks à € 18,50 ex btw zie je snel wat de totale waarde van de bestelling wordt.
3. Controleer de korting en de status. Een korting van 5% op € 925,00 scheelt direct € 46,25 in het subtotaal.
4. Gebruik de kolommen betaald en leverdatum om openstaande orders te volgen. Zo zie je welke regels nog een actie vragen bij inkoop of finance.
5. Bekijk het tabblad Samenvatting voor de totalen per lijst en voor het snelle managementoverzicht. Dat is handig als je meerdere bestellingen per week verwerkt.
6. Lees het tabblad Instructies als je het bestand voor een team wilt overdragen. Zo gebruikt iedereen dezelfde afspraken voor invullen en controleren.

Het tabblad Bestellingen is bedoeld voor de dagelijkse inkoopstroom van een mkb-bedrijf, webshop of kantoor. Je zet per regel het bestelnummer, de leverancier, het artikel, de categorie en de plaats neer, zodat je niet hoeft te zoeken in losse e-mails of appjes.

De kolommen voor aantal, eenheid en stukprijs maken het bestand bruikbaar voor echte werksituaties. Denk aan 12 dozen papier van € 3,95 per stuk, 48 onderdelen voor een werkplaats of 6 cateringbestellingen voor verschillende locaties.

Voor wie dit in Nederland handig is

Boekhouders en financieel medewerkers gebruiken zo’n lijst om orders te koppelen aan facturen en ontvangsten. Planners en inkopers gebruiken het juist om leverdata en status te bewaken, bijvoorbeeld bij een leverancier met 4 levermomenten per maand.

Wat je in de kolommen terugziet

De opzet is compact: bestelnummer, besteldatum, artikel, leverancier, plaats, btw-tarief, korting, status en betaald. Daarmee kun je per order snel zien of een regel nog openstaat of al is afgewikkeld.

Technisch gezien draait dit sjabloon op een standaard factuur- en inkooplogica met BTW-tarief, subtotaal en totaal incl. btw. In Nederland is het standaardtarief 21%, met 9% voor onder meer voeding, boeken en medicijnen en 0% bij export.

Een order van € 1.000,00 ex btw met 21% btw komt uit op € 1.210,00 incl. btw. Korting werkt direct door: bij 7% korting daalt het subtotaal naar € 930,00 en de btw naar € 195,30, dus totaal € 1.125,30.

Waarom vaste kolommen beter werken

Als je btw, korting en totaalbedragen telkens handmatig uitrekent, sluipen fouten er snel in. Een vaste kolomstructuur is betrouwbaarder dan losse notities, zeker als meerdere collega’s dezelfde lijst bijhouden.

Praktische keuze voor teams

Voor de meeste organisaties is een regel per artikel of per order de beste aanpak. Dat is beter dan één samengevoegde orderregel, omdat je dan per leverancier, tarief en leverdatum kunt filteren en controleren.

De meest voorkomende fout is dat bestelnummer en leverdatum niet consequent worden ingevuld. Dan wordt het lastig om een order van 17 regels terug te vinden als een zending 2 dagen te laat komt.

Ook zie je vaak dat bedragen exclusief en inclusief btw door elkaar lopen. Een regel van 25 stuks à € 14,80 zonder duidelijke btw-kolom lijkt klein, maar op 10 orders per maand kan dat verschil al snel oplopen tot honderden euro’s in controlewerk.

Verkeerde statuscodering

Als status, betaald en geleverd niet apart worden bijgehouden, krijg je schijnzekerheid. Een order kan bijvoorbeeld wel betaald zijn, maar nog steeds openstaan bij de leverancier door een gedeeltelijke levering.

Te weinig detail per regel

Een algemene regel als “diverse kantoorartikelen” is in de praktijk te grof. Met losse artikelen en aantallen kun je veel sneller afwijkingen zien, zoals een prijsstijging van 8% bij dezelfde leverancier of een onverklaarde korting die alleen op één regel staat.

Bij zulke losse regels hoort ook een overzicht van openstaande posten, zodat je direct ziet welke bedragen nog niet volledig zijn afgehandeld.

Je kunt dit bestand eenvoudig uitbreiden met extra kolommen voor interne kostenplaats, projectnummer of magazijnlocatie. Voor een bedrijf met 3 afdelingen is dat vaak genoeg om bestellingen goed te scheiden.

Handige uitbreidingen

• Voeg een kolom toe voor inkoopnummer of projectcode, zodat finance en operations dezelfde referentie gebruiken.
• Maak een extra statusoptie voor gedeeltelijk geleverd als je vaak in deelzendingen werkt.
• Zet een kolom voor verwachte leverdatum naast de werkelijke leverdatum om vertraging van 2 tot 5 dagen direct te zien.
• Koppel het tabblad Samenvatting aan een maandtotaal als je per maand 40 tot 80 orderregels verwerkt.

Als je met meerdere collega’s werkt, is vaste invoer belangrijker dan uitgebreide vormgeving. Hou de kolommen dus functioneel en voeg alleen velden toe die je echt gebruikt in de inkoopstroom.

Wie vaste invoer en functionele kolommen al op orde heeft, zet voor de oplevering vaak nog een gebrekenregistratie naast de inkoopstroom om restpunten direct vast te leggen.