Verzendlijst - Gratis Voorbeeld Excel

1. Vul eerst je verzendregels in op het tabblad Verzendlijst. Zet per order een unieke code neer, bijvoorbeeld ORD-2026-001, zodat je later snel kunt zoeken.
2. Controleer of de adresvelden, verzendmethode en het track & trace-nummer compleet zijn. In een batch van 100 zendingen voorkom je zo dat 3 of 4 pakketten blijven hangen door een missend veld.
3. Vul het BTW-tarief en de verzendkosten in. Bij een kostenpost van € 8,95 en 21% BTW moet het bedrag per regel netjes aansluiten op je verkoopadministratie.
4. Gebruik het tabblad Samenvatting om totals en aantallen te bekijken. Zo zie je snel of je bijvoorbeeld 25 zendingen op 'Verstuurd' hebt staan en 7 nog op 'In behandeling'.
5. Lees het tabblad Instructies als je het bestand wilt aanpassen aan je eigen werkproces. Daar kun je ook noteren wie de verzending controleert en wanneer een order vrijgegeven mag worden.
6. Werk het bestand dagelijks bij, liefst direct na het printen van de labels of het aanmelden van de zendingen bij de vervoerder.

Dit sjabloon is gemaakt voor iedereen die dagelijks verzendregels moet vastleggen: webshopmedewerkers, orderpickers, financieel medewerkers en ondernemers met een kleine logistieke stroom. Met 22 kolommen leg je per pakket vast wat er is verstuurd, naar wie en tegen welke kosten.

De eerste regel bevat vaste velden zoals Ordernummer, Verzenddatum, adresgegevens, Track & trace en Verzendstatus. Een pakket van € 8,95 met 21% BTW komt dan uit op € 10,83 totaal, waardoor je direct ziet wat je moet boeken in je administratie.

Tabblad Verzendlijst als werkblad

Het tabblad Verzendlijst is het werkblad waar je per zending één regel invult. In een webshop met 40 orders per dag kun je daar snel filteren op status of land, zonder dat je losse lijstjes hoeft te combineren.

Samenvatting voor controle

Het tabblad Samenvatting gebruik je voor het totaalbeeld. Denk aan aantallen per status, totale verzendkosten of een vergelijking tussen bijvoorbeeld 30 PostNL-zendingen en 12 DHL-zendingen.

Instructies voor intern gebruik

Het tabblad Instructies helpt je om afspraken vast te leggen, bijvoorbeeld wie een track & trace-code controleert of wanneer een order als verzonden mag worden gemarkeerd. Dat is handig als meerdere collega’s tegelijk dezelfde lijst bijwerken.

Voor verzendkosten geldt in de praktijk meestal het reguliere BTW-tarief van 21% onder Wet OB 1968. Als je per zending € 8,95 rekent, hoort daar € 1,88 BTW bij en dus € 10,83 totaal; dat bedrag moet je consequent in je verkoopadministratie verwerken.

Als je dit sjabloon gebruikt voor een BV, eenmanszaak of ZZP-praktijk, is de juiste koppeling met je grootboek belangrijk. Verzendkosten horen vaak apart van omzet te staan, zodat je de marge per order zuiver kunt volgen.

Controle op BTW-bedragen

Een fout van € 0,01 lijkt klein, maar bij 500 verzendregels per maand krijg je al snel afwijkingen in je aangifte. Met deze lijst kun je per regel het BTW-bedrag controleren voordat je het doorboekt.

Waarom aparte verzendregels beter werken

Een losse verzendlijst werkt beter dan alles wegschrijven in de orderregels. Je houdt daarmee overzicht op de kasstroom, op de factuurwaarde en op eventuele nacalculatie als een zending wordt herberekend door de vervoerder.

Na die losse verzendlijst ligt het voor de hand om de nog niet verwerkte bedragen apart te volgen met een lijst voor openstaande posten.

De grootste fout is dat bedrijven alleen het trackingnummer invullen en de rest van de regel leeg laten. Dan kun je achteraf niet meer aantonen welke klant, welk artikel en welk bedrag bij die zending hoorde.

Een tweede fout is dat verzendkosten zonder BTW worden ingevoerd, terwijl de verkoopregel inclusief belasting wordt afgerekend. Bij 100 orders van gemiddeld € 9,95 verzendkosten levert dat al snel een administratief verschil van tientallen euro’s per maand op.

Onvolledige adressen

Een postcode zonder huisnummer of een e-mailadres met een tikfout kost direct tijd. In een logistieke omgeving met 200 pakketten per week kan één fout adres al leiden tot retourzendingen en extra kosten.

Verkeerde statuscodering

Gebruik niet te veel vrije tekstvarianten voor status. Kies liever vaste termen zoals Open, In behandeling, Verstuurd en Bezorgd, zodat je later met filters of draaitabellen betrouwbare tellingen maakt.

Track & trace niet structureel ingevuld

Als track & trace pas later wordt bijgewerkt, raak je de koppeling met de vervoerder kwijt. In de praktijk zie je dan dat 15 van de 80 orders wel zijn verzonden, maar niet meer traceerbaar zijn in het bestand.

Diezelfde discipline is ook nodig in een huishoudboekje, waar vaste categorieën en consequente invoer voorkomen dat inkomsten en uitgaven later niet meer goed te filteren zijn.

Je kunt dit bestand eenvoudig uitbreiden met extra kolommen voor retouren, leveringsvenster of pakbonnummer. Voor een webshop met 3 verzenddiensten is het handig om ook een vaste kolom voor vervoerdertarief toe te voegen.

Handige uitbreidingen

• Voeg een kolom toe voor retourstatus als je veel teruggestuurde orders verwerkt.
• Gebruik een extra veld voor warehouse of magazijnlocatie als je vanaf meerdere plekken verzendt.
• Neem een kolom op voor leverdatum als je klanten op een vaste dag bezorgt.
• Koppel het bestand aan je factuuroverzicht als je verzendkosten per maand wilt totaliseren.

Praktische Excel-aanpassingen

Met een eenvoudige validatielijst kun je statusvelden beperken tot vaste keuzes. Dat voorkomt dat 12 collega’s 12 verschillende benamingen gebruiken voor hetzelfde proces.

Werk je met 1.000 of meer regels per maand, dan is het slim om filters en voorwaardelijke opmaak te combineren. Zo zie je direct welke zendingen al 48 uur openstaan of welke regels nog een ontbrekend track & trace-nummer hebben.