Openstaande Posten Excel - Gratis Voorbeeld

1. Open het tabblad OpenstaandePosten en vul per factuur de debiteur, datum en bedragen in. De voorbeeldregels laten zien hoe de structuur werkt.
2. Controleer of je het BTW-tarief goed kiest: 21%, 9% of een ander tarief dat past bij je factuur.
3. Vul het ontvangen bedrag en de betaaldatum in zodra een klant betaalt. Dan zie je direct wat nog openstaat.
4. Gebruik de kolom Status om facturen te markeren als open, gedeeltelijk betaald of volledig betaald.
5. Bekijk het tabblad Dashboard voor een snelle samenvatting van openstaande bedragen en achterstanden.
6. Lees tabblad Toelichting als je wilt weten hoe je de kolommen en de opmaak in je eigen administratie gebruikt.

Het tabblad OpenstaandePosten is de invoerpagina van dit bestand. Je ziet 15 kolommen met factuurnummer, debiteur, plaats, factuurdatum, vervaldatum, bedragen en status. De eerste rij is vastgezet, zodat je tijdens het scrollen de kolomtitels blijft zien.

Figuur 1 laat zien dat de tabel begint met Factuurnummer en eindigt met Opmerking. Dat is praktisch voor een debiteurenbestand met bijvoorbeeld 50 tot 500 facturen; je houdt dan per regel direct zicht op openstaand bedrag en dagen te laat.

Waarom deze kolommen werken in de praktijk

Boekhouders en financieel medewerkers gebruiken vaak precies deze volgorde, omdat je eerst de factuur identificeert en daarna de betaalstatus beoordeelt. Met de combinatie van factuurdatum, vervaldatum en betaaldatum kun je snel beoordelen welke posten ouder zijn dan 30 of 60 dagen.

Handig bij maandafsluiting

Voor een maandafsluiting is dit type overzicht sterker dan losse notities in je boekhoudpakket. Je kunt met 200 regels in Excel veel sneller filteren op debiteur, plaats of status dan in een e-mailmap of losse pdf-set.

Na een maandafsluiting past daar vaak ook een financieel jaaroverzicht bij om de posten per periode naast elkaar te zetten.

Dit sjabloon gebruikt Nederlandse datum- en valutavoorbeelden, met bedragen in euro en datums in DD-MM-YYYY. Dat maakt de administratie leesbaar voor Nederlandse gebruikers en voorkomt dat je betaaltijden of vervaldata verkeerd interpreteert bij export naar andere systemen.

De invoer sluit aan op gangbare btw-verwerking: bedrag excl. btw, BTW-tarief, btw-bedrag en bedrag incl. btw. Bij 100 facturen van gemiddeld € 2.500 exclusief btw en 21% btw praat je al snel over € 25.000 aan btw in de administratie; dan wil je dat de optelling en statuscontrole netjes staan.

Rekenkundige logica in dit soort bestanden

In een goed openstaandepostenbestand hoort de som van ontvangen bedrag en openstaand bedrag altijd gelijk te zijn aan het bedrag inclusief btw. Dat maakt controles met SOM en eventueel ALS veel betrouwbaarder dan handmatige berekening in losse cellen.

Wanneer je dit liever apart houdt van je grootboek

Voor veel MKB-administraties is een Excel-overzicht sneller dan telkens zoeken in het grootboek. Het grootboek blijft je officiële boekhoudlaag, maar dit werkblad geeft operationeel overzicht voor opvolging, herinneringen en kredietbewaking.

Voor die opvolging hoort ook een apart schema voor betalingsafspraken bij wanneer een openstaande factuur niet in één keer wordt voldaan.

De meest voorkomende fout is dat de betaaldatum wel wordt ingevuld, maar het openstaande bedrag niet wordt aangepast. Dan lijkt een factuur nog open te staan terwijl de betaling al binnen is, en dat verstoort je kasstroomoverzicht meteen.

Verkeerde statuscodering

Een andere fout is dat gebruikers alleen Open en Betaald gebruiken, terwijl er ook gedeeltelijk betaald of betwist moet worden vastgelegd. Bij 40 facturen met deelbetalingen levert dat anders snel 5 tot 10 verkeerde herinneringen op.

Datumfouten bij vervaldata

Als de vervaldatum handmatig wordt overgenomen, zie je regelmatig dat een factuur van 31-01-2026 op 28-02-2026 terechtkomt, terwijl de betalingstermijn eigenlijk 30 dagen is. Dan moet je het verschil expliciet controleren, zeker bij leveranciers of debiteuren die strikt op termijn werken.

Ook zie je vaak dat BTW-bedragen worden overgenomen zonder te checken of het tarief 21% of 9% is. Bij een factuur van € 1.000 exclusief btw scheelt dat al € 120 btw tussen de tarieven; dat is genoeg om het openstaande bedrag scheef te trekken.

Je kunt dit bestand eenvoudig uitbreiden met extra controles als je meer grip wilt op debiteuren. Denk aan een kolom voor herinneringsdatum, een kolom voor incassostap of een extra veld voor IBAN als je de betaling aan een specifieke bankrekening wilt koppelen.

Praktische uitbreidingen

• Voeg een kolom toe voor betalingsconditie, zoals 14, 30 of 45 dagen.
• Gebruik een extra status voor betwist als een klant een factuur aanhoudt.
• Koppel het overzicht aan je maandrapportage met een extra samenvatting per debiteur.

Wanneer je het dashboard wilt uitbreiden

Voor een team met bijvoorbeeld 300 open regels is een extra grafiek voor openstaand bedrag per maand nuttig. Dan zie je direct of je achterstand oploopt, bijvoorbeeld van € 18.000 naar € 27.500 in twee maanden.

Werk je met meerdere administraties, voeg dan een kolom toe voor dossier of projectcode. Daarmee kun je in Excel sneller filteren op klanttype, afdeling of project dan in een standaard export uit een boekhoudpakket.