Afwezigheidsplanning Excel - Gratis Voorbeeld

1. Stap 1 — Open het tabblad Medewerkers en controleer de bestaande medewerkers. Voeg nieuwe personen toe in een vrije rij met een uniek medewerker-ID, naam, afdeling, functie, locatie en contracturen per week.
2. Stap 2 — Ga naar Planning en kies in een vrije gele rij een medewerker-ID. De gegevens in de kolommen Medewerker tot en met Locatie worden automatisch opgehaald.
3. Stap 3 — Vul het registratienummer, afwezigheidstype, startdatum en einddatum in. Gebruik de keuzelijsten voor afwezigheidstype en status.
4. Stap 4 — Vul de goedkeurder en een zakelijke opmerking in. Noteer bij ziekte uitsluitend de planning of het afwezigheidstype, niet de medische oorzaak.
5. Stap 5 — Controleer Werkdagen, Dagen resterend en Controle. Een einddatum vóór de startdatum geeft een foutmelding in de controlekolom.
6. Stap 6 — Open Dashboard om de totalen en grafieken te bekijken. De uitkomsten worden berekend over de registraties in Planning.

Een afwezigheidsplanning wordt in de praktijk gebruikt door HR-medewerkers, planners, teamleiders en leidinggevenden die bezetting over meerdere afdelingen moeten bewaken. In een administratieteam van 8 medewerkers kan één goedgekeurde vakantieperiode al gevolgen hebben voor de verwerking van facturen, salarisgegevens of klantvragen.

Het tabblad Planning is opgezet als operationeel register. De velden Registratienummer, Medewerker-ID, Afwezigheidstype, Startdatum, Einddatum, Status, Goedkeurder en Opmerking leg je zelf vast. De velden Medewerker, Afdeling, Functie en Locatie volgen automatisch uit de medewerkerslijst.

Van aanvraag naar planning

Gebruik de statussen Aangevraagd, Goedgekeurd, Afgewezen, Lopend en Afgerond om de workflow zichtbaar te maken. Een vakantie van 06-04-2026 tot en met 10-04-2026 levert volgens de werkdagberekening 5 werkdagen op. Een ziekteperiode van 13-04-2026 tot en met 15-04-2026 levert 3 werkdagen op.

Voor een planner in een productiebedrijf is vooral de combinatie van afdeling, locatie en functie bruikbaar. Je ziet bijvoorbeeld of twee softwareontwikkelaars in Eindhoven tegelijk afwezig zijn, of dat op de locatie Amsterdam de administratie tijdelijk onderbezet raakt.

Wat de afbeeldingen laten zien

Figuur 1 toont de brede Planning-indeling met 15 kolommen en automatische velden aan de rechterkant. Figuur 2 toont Medewerkers met contracturen per week, bijvoorbeeld 36, 32 of 40 uur. Figuur 3 geeft de managementsamenvatting; Figuur 4 beschrijft de invoerstappen en statusbetekenissen.

Het dashboard groepeert werkdagen per afdeling, telt registraties per type en toont werkdagen per maand. Daardoor kun je bijvoorbeeld 24 afwezigheidsdagen in een afdeling naast 6 ziektegevallen leggen, zonder handmatig te filteren.

Een afwezigheidsregistratie raakt aan de AVG, vooral wanneer ziekte wordt vastgelegd. Volgens artikel 9 AVG zijn gezondheidsgegevens bijzondere persoonsgegevens. De instructies in het bestand volgen daarom een strakke keuze: registreer bij ziekte alleen het type en de planning, nooit een diagnose, behandeling of medische toelichting.

Artikel 5 AVG vereist onder meer doelbinding en dataminimalisatie. Een BSN hoort niet in dit bestand thuis. Noteer ook geen vrije tekst zoals een medische oorzaak in Opmerking; de voorbeeldregel gebruikt terecht de tekst Ziekmelding zonder medische details.

Berekeningen en verwijzingen

De Planning-kolommen C tot en met F gebruiken VLOOKUP naar Medewerkers!A4:F103. Bij 100 voorbereide rijen blijft de verwijzing overzichtelijk, maar een medewerker-ID moet uniek zijn. Een dubbele ID kan de eerste overeenkomst teruggeven en daarmee de verkeerde afdeling of functie tonen.

Werkdagen gebruikt NETWORKDAYS tussen Startdatum en Einddatum. Een periode van 01-06-2026 tot en met 05-06-2026 komt uit op 5 werkdagen. De formule accepteert geen feestdagenlijst; Nederlandse feestdagen worden dus niet automatisch uitgesloten. Voor een planning waarin Hemelvaartsdag of Tweede Pinksterdag moet worden afgetrokken, is een aparte feestdagenrange nodig, maar die zit niet in deze werkmap.

Dashboardlogica

Het dashboard telt registraties met COUNTA, werkdagen met SUM en het gemiddelde met AVERAGE. De goedkeuringsgraad is het aantal Goedgekeurd gedeeld door het aantal registraties. Bij 20 registraties waarvan 15 zijn goedgekeurd, toont deze KPI 75,0%.

De drie grafieken zijn gebaseerd op vaste bereiken: afwezigheidsdagen per afdeling, aantallen per afwezigheidstype en werkdagen per maand. Het dashboard bevat geen slicers, draaitabellen of koppeling met een HR-systeem.

De meest voorkomende fout in afwezigheidsbestanden is een verwisselde of onvolledige datum. Staat 20-04-2026 als startdatum en 17-04-2026 als einddatum, dan meldt Controle expliciet dat de einddatum vóór de startdatum ligt. De kolom Werkdagen blijft in dat geval leeg.

Foute medewerkerkoppeling

Een medewerker-ID zoals MW-012 moet exact overeenkomen met de waarde op Medewerkers. Een extra spatie of een typefout voorkomt een goede VLOOKUP-match. Controleer daarom bij lege velden in Medewerker, Afdeling, Functie en Locatie eerst het ID, niet de formule.

Een tweede probleem ontstaat bij hergebruik van een registratienummer. AF-2026-001 mag niet opnieuw worden gebruikt voor een andere aanvraag, omdat je dan niet meer betrouwbaar kunt verwijzen naar de oorspronkelijke goedkeuring. Houd registratienummers oplopend, bijvoorbeeld AF-2026-001 tot AF-2026-100.

Verkeerde status of type

Gebruik Lopend alleen voor een afwezigheid die daadwerkelijk loopt. Een toekomstige vakantie hoort Aangevraagd of Goedgekeurd te zijn. In het bestand telt het dashboard ziektegevallen op basis van het type Ziekte, ongeacht of de status Aangevraagd, Lopend of Afgerond is.

Let ook op de grens tussen werkdag en kalenderdag. Een periode van vrijdag 10-04-2026 tot maandag 13-04-2026 telt met NETWORKDAYS als 2 werkdagen, niet als 4 kalenderdagen. Dat verschil veroorzaakt vaak discussies wanneer HR een verlofrecht in kalenderdagen en de planning in werkdagen bijhoudt.

Ten slotte is vrije tekst bij ziekte risicovol. Een opmerking als rugklachten of ziekenhuisopname is niet nodig voor de bezettingsplanning en vergroot het AVG-risico. Gebruik een zakelijke omschrijving zonder medische details.

Begin met de medewerkerslijst. Vervang de voorbeeldpersonen op Medewerkers door je eigen team en houd medewerker-ID's stabiel. Een afdeling met 12 medewerkers kan bijvoorbeeld dezelfde lijst gebruiken voor Planning, terwijl contracturen van 24, 32, 36 en 40 uur behouden blijven voor context.

Praktische uitbreidingen

• Voeg een aparte feestdagenlijst toe als werkdagen op Nederlandse feestdagen niet mogen meetellen. Pas daarna de werkdagformule aan met een feestdagenbereik.
• Breid de statuslijst alleen uit als je proces dat echt vereist, bijvoorbeeld met Ter beoordeling. Werk vervolgens ook de instructies bij.
• Gebruik een vaste notatie voor registratienummers, zoals AF-2026-001. Zo blijven sorteren, zoeken en controleren eenvoudig.
• Maak voor gevoelige HR-informatie een afzonderlijke, beveiligde registratie. Deze werkmap is bedoeld voor planning en bevat bewust geen medische of BSN-velden.

Beheer en controle

Laat de kolommen met formules ongemoeid en werk uitsluitend in de invoervelden. De gele rijen zijn bedoeld voor nieuwe gegevens; de automatische kolommen C tot en met F, J, N en O hoef je niet handmatig te vullen.

Controleer maandelijks of alle afdelingen nog in de dashboardlijst staan. Het dashboard bevat de vijf afdelingen Administratie, Sales, HR, IT en Operations. Een nieuwe afdeling verschijnt niet automatisch in de uitsplitsing zonder dat je de dashboardformules en grafiekbereiken aanpast.

Voor een team van 30 medewerkers met gemiddeld 4 afwezigheidsregistraties per persoon per jaar zijn circa 120 registraties nodig. Deze werkmap heeft 100 voorbereide Planning-rijen; archiveer daarom afgesloten registraties of breid het bereik bewust uit voordat je die grens bereikt.