Betalingsregeling - Gratis Voorbeeld Excel

1. Vul per dossier de regeling-ID, debiteur en het factuurnummer in. Dat maakt elk dossier terug te vinden in de administratie.
2. Geef het oorspronkelijke bedrag, het openstaand bedrag en het aantal termijnen op. In een voorbeeld van € 3.200 in 12 termijnen zie je direct hoe de aflossing loopt.
3. Werk de startdatum regeling en de vervaldatum van de volgende termijn bij. Zo stuur je op tijd een herinnering.
4. Gebruik de kolom betaalfrequentie om af te spreken of een regeling maandelijks, wekelijks of per kwartaal loopt.
5. Pas de status aan zodra een termijn is betaald of een regeling is beëindigd. Dat geeft snel inzicht in openstaande dossiers.
6. Controleer het betalingspercentage en het restant openstaand na elke betaling. Zo blijft de voortgang actueel.

Dit sjabloon is gemaakt voor mensen die in de praktijk met openstaande posten werken: administratief medewerkers, financieel verantwoordelijken, ondernemers en incassospecialisten. Op het tabblad Betalingsregeling staat alles per dossier bij elkaar, van factuurnummer tot betalingspercentage.

In Figuur 1 zie je een tabel met 17 kolommen en vaste breedtes, zodat je ook langere namen en opmerkingen kwijt kunt. De combinatie van openstaand bedrag, termijnbedrag en vervaldatum volgende termijn maakt het handig voor dagelijkse opvolging.

Voor wie dit handig is

Een boekhouder gebruikt dit om betaalafspraken per klant te volgen, terwijl een ondernemer sneller ziet welke dossiers aandacht vragen. Bij een regeling van € 1.500 in 6 maandtermijnen kun je direct controleren of de voortgang klopt met de afspraak.

Waarom een apart overzicht werkt

Een losse notitie in e-mail of boekhoudsoftware raakt snel uit zicht. In dit bestand staat per regeling één regel, waardoor je met sorteren en filteren meteen ziet welke posten nog openstaan en welke al zijn bijgewerkt.

Voor het afstemmen van die open posten op de jaarafsluiting hoort daar een financieel jaaroverzicht bij.

Bij zakelijke facturen blijft de koppeling met de oorspronkelijke verplichting belangrijk. Voor een factuur geldt in Nederland onder meer de factuurverplichting uit art. 35a Wet OB 1968; zet daarom het juiste factuurnummer en de bedragen zorgvuldig in je overzicht.

Voor de btw-administratie is het slim om een regeling los te beheren van de boeking zelf. Stel dat een vordering van € 3.200 in 12 termijnen wordt betaald, dan wil je per termijn kunnen zien welk deel al binnen is en welk deel nog openstaat voor je debiteurenbeheer.

Wanneer je extra scherp moet zijn

Als een klant structureel te laat betaalt, gebruik je de statuskolom om achterstand vast te leggen. Dat helpt ook bij herinneringen, aanmaningen en eventuele opvolging richting incasso, zeker als je werkt met meerdere openstaande dossiers tegelijk.

Waarom consistente dossiervorming telt

Een regeling zonder startdatum of termijnlogica leidt snel tot fouten. Door in elk dossier dezelfde velden te gebruiken, kun je de voortgang eenvoudiger controleren en houd je de administratie bruikbaar voor interne controle.

De grootste fout is dat mensen alleen het totaalbedrag noteren en het dossier daarna laten liggen. Zonder vervaldatum volgende termijn of status mis je snel een achterstand, zeker als je tientallen dossiers tegelijk beheert.

Een andere fout is een verkeerd termijnbedrag. Bij een regeling van € 900 in 6 termijnen hoort een logische verdeling; als iemand per ongeluk € 160 invult in plaats van € 150, loopt het restant openstaand direct scheef.

Fouten die ik vaak in bestanden zie

De eerste is een ontbrekend regeling-ID, waardoor twee dossiers van dezelfde klant door elkaar gaan lopen. De tweede is een onjuiste datumopmaak, waardoor een vervaldatum niet meer netjes sorteert in Excel.

Wat je beter direct controleert

Controleer na elke betaling of het betalingspercentage en het restant openstaand nog kloppen. Bij meerdere termijnen per maand is een fout van één betaling al genoeg om de opvolging van een heel dossier te verstoren.

Je kunt dit bestand eenvoudig uitbreiden met extra kolommen voor herinneringsdatum, incassostatus of dossierverantwoordelijke. Voor een team van 3 medewerkers is dat vaak al genoeg om de opvolging intern strak te verdelen.

Werk je met veel dossiers, dan helpt het om een extra filter toe te voegen op betaalfrequentie of op woonplaats. In Figuur 2 zie je dat het tabblad Samenvatting geschikt is voor een compact overzicht naast de detailregels.

Praktische uitbreidingen

• Voeg een kolom toe voor de datum van de laatste betaling.
• Maak een statuslijst met vaste waarden zoals open, betaald en achterstallig.
• Koppel opmerkingen aan een standaard tekst voor herinneringen.
• Gebruik voor grote dossiers een extra veld voor contactpersoon of behandelaar.

Als je het bestand inzet in een klein team, is het handig om dezelfde structuur te bewaren voor elk dossier. Dan kun je later makkelijker opschalen van 10 naar 100 regelingen zonder dat de opzet onoverzichtelijk wordt.