Opleveringsrapport Excel - Gratis Voorbeeld

1. Stap 1 — Open het tabblad Opleveringsrapport en bepaal per project een rapportnummer, projectnaam, opdrachtgever, locatie en opleverdatum.
2. Stap 2 — Vul per gebrek een Controlepunt-ID, ruimte of onderdeel en een feitelijke omschrijving in. Gebruik voor ieder afzonderlijk gebrek een nieuwe regel.
3. Stap 3 — Kies Status, Prioriteit en Verantwoordelijke uit de keuzelijsten. Beschikbare statussen zijn Open, In behandeling, Opgelost en Geaccepteerd.
4. Stap 4 — Vul Deadline herstel, Herstelkosten excl. BTW en het BTW-percentage in. BTW-bedrag en kosten inclusief BTW worden automatisch berekend.
5. Stap 5 — Noteer opmerkingen van de opdrachtgever en werk na herstel Datum opgelost en de actuele beoordeling bij.
6. Stap 6 — Controleer het tabblad Actiepunten. Vul daar alleen Laatste update en Actie / oplossing in; de overige gegevens worden uit het rapport gehaald.
7. Stap 7 — Gebruik het Dashboard voor de voortgang en sla na de eindcontrole een definitieve versie als PDF op voor digitale ondertekening.

Een opleveringsrapport wordt gebruikt door een uitvoerder, werkvoorbereider, projectleider, bouwkundig inspecteur en opdrachtgever. Tijdens een rondgang door een kantoor, woning, school of bedrijfsruimte leg je per ruimte vast wat nog niet voldoet: een beschadigde vloertegel, een ontbrekende kitrand of schilderwerk met kleurverschil.

Figuur 1 laat zien dat het tabblad Opleveringsrapport de hele werkstroom ondersteunt. Naast projectgegevens staan Controlepunt-ID, Ruimte/onderdeel, Omschrijving controlepunt, Status, Prioriteit, Verantwoordelijke en Deadline herstel. Ook de kolommen Datum opgelost en Opmerking opdrachtgever horen bij de administratieve afronding.

Van rondgang naar herstelopdracht

Geef een gebrek een concrete omschrijving en wijs één eigenaar toe. In het voorbeeld kost het schilderherstel € 850 excl. BTW; bij 21% komt het berekende totaal uit op € 1.028,50. De vloertegel staat op € 1.250 excl. BTW en krijgt daarmee een totaal van € 1.512,50.

Het tabblad Actiepunten neemt Controlepunt-ID, Omschrijving, Verantwoordelijke, Prioriteit en Deadline automatisch over. Figuur 2 toont daarnaast de gele velden Laatste update en Actie / oplossing. Daardoor kan een projectcoördinator dagelijks bijwerken zonder de bronregistratie te kopiëren.

Rollen en overlegmomenten

De uitvoerder verwerkt technische herstelacties, de projectcoördinator bewaakt deadlines en de opdrachtgever beoordeelt het resultaat. Bij een team van vier verantwoordelijken zie je op het Dashboard welke persoon nog openstaande actiepunten heeft. Dat is praktischer dan een losse actielijst per e-mail.

Gebruik tijdens de oplevering vaste locatieaanduidingen, zoals Amsterdam - Westpoort, verdieping 2 en Vergaderruimte. Zo blijft CP-001 terugvindbaar voor de schilder en controleerbaar tijdens het herstelbezoek.

Het bestand rekent herstelkosten automatisch door op basis van een bedrag exclusief BTW en een gekozen percentage. De lijst bevat 0%, 9% en 21%. Het algemene tarief is vastgelegd in artikel 9 van de Wet op de omzetbelasting 1968; 9% geldt alleen voor aangewezen prestaties.

Figuur 1 toont de invoerkolommen Herstelkosten excl. BTW en BTW-percentage naast de berekende kolommen BTW-bedrag en Herstelkosten incl. BTW. De formule vermenigvuldigt N met O en telt het resultaat bij N op. Bij € 320 en 9% ontstaat € 28,80 BTW en € 348,80 inclusief BTW.

Controleer de fiscale grondslag

Een opleveringsrapport is geen factuur en vervangt geen BTW-administratie. Voor een factuur gelden onder meer de verplichte gegevens uit artikel 35a Wet OB 1968. Neem daarom in dit bestand alleen het percentage op dat bij de herstelprestatie hoort en gebruik de uitkomst als projectinformatie.

De keuze tussen 21% en 9% is geen cosmetische instelling. Bij € 10.000 herstelkosten is het verschil € 1.200: € 2.100 BTW bij 21% tegenover € 900 bij 9%. Voor regulier bouwkundig schilder-, tegel- en installatieherstel is 21% doorgaans het uitgangspunt; de activiteit en wettelijke voorwaarden bepalen de uiteindelijke behandeling.

Gekoppelde totalen

Het Dashboard telt de waarden uit de kolom Herstelkosten incl. BTW op. Figuur 3 toont de kosten per onderdeel op basis van Opleveringsrapport!Q4:Q103 en de ruimten in kolom G. De 100 voorbereide regels zorgen ervoor dat nieuwe controlepunten binnen hetzelfde bereik vallen.

Laat de berekende kolommen P, Q, R en S ongemoeid. De formules bevatten controles voor lege regels en fouten, zodat ongebruikte rijen geen kosten of beoordelingen tonen.

In klantbestanden gaat het vaak mis doordat één regel meerdere gebreken bevat. Een omschrijving als schilderwerk, tegel en deur samen maakt opvolging onduidelijk. Maak daarvan CP-001, CP-002 en CP-003 met ieder een eigen verantwoordelijke, deadline en kostenraming.

Verkeerde status na herstel

Een herstelbezoek betekent niet automatisch dat een punt Opgelost is. Zet die status pas nadat de uitvoering op locatie is gecontroleerd en vul Datum opgelost in. In het voorbeeld is CP-003 op 04-09-2026 opgelost; de formule voor Beoordeling geeft dan Akkoord.

Een tweede fout is een deadline zonder datumformaat. De datumvalidatie accepteert waarden van 01-01-2000 tot en met 31-12-2100. Vul bijvoorbeeld 13-09-2026 in en gebruik geen tekst als volgende week, omdat de berekening Dagen openstaand dan niet betrouwbaar kan vergelijken met TODAY().

Kosten en percentages door elkaar halen

Vul in kolom N altijd het bedrag exclusief BTW in. Wie € 1.028,50 inclusief BTW invoert en daarnaast 21% kiest, laat Excel opnieuw BTW toevoegen: het rapport komt dan uit op € 1.244,49. Dat is een fout van € 215,99.

Let ook op Opgelost versus Geaccepteerd. Beide statussen zetten Dagen openstaand op nul en geven Beoordeling Akkoord. Een punt met een verstreken deadline maar status Open verschijnt daarentegen als Niet akkoord.

Figuur 2 helpt bij het opsporen van achterstanden: Status wordt automatisch Te laat wanneer de deadline voor TODAY() ligt en het punt nog niet Opgelost of Geaccepteerd is. Controleer die lijst minstens wekelijks, zeker bij een oplevering met 30 of meer punten.

Begin met het tabblad Instructies. Figuur 4 toont de onderwerpen in kolom A en de toelichting in kolom B, waaronder registratie, actiepunten, BTW en kosten, eindcontrole, digitale ondertekening en AVG. Gebruik dit blad als vaste werkinstructie voor uitvoerders en projectcoördinatoren.

Velden uitbreiden zonder formules te breken

Wil je extra informatie vastleggen, voeg dan bij voorkeur een kolom toe naast de bestaande invoervelden en kopieer de opmaak naar rijen 4 tot en met 103. Plaats geen nieuwe kolom midden in de berekende reeks P:S zonder de verwijzingen en Dashboard-formules te controleren.

• Voeg voor een woningbouwproject bijvoorbeeld verdieping of bouwnummer toe.
• Gebruik voor utiliteitsbouw een vaste codering zoals V2-Vergaderruimte.
• Neem bij installatieprojecten het installatietype op in Ruimte/onderdeel.
• Leg in Opmerking opdrachtgever alleen noodzakelijke zakelijke informatie vast.

Werken met de dashboardkeuze

Op het Dashboard kun je bij Kies verantwoordelijke een van de vier namen selecteren. De gekoppelde rol verschijnt vervolgens via VERT.ZOEKEN, terwijl het aantal niet-afgeronde actiepunten wordt geteld. Bij 12 actiepunten waarvan 5 aan Jan Jansen zijn toegewezen, hoort daar een waarde van 5 te staan.

De drie grafieken zijn al aanwezig: statusverdeling, herstelkosten per onderdeel en open actiepunten per verantwoordelijke. Het bestand bevat geen Excel-tabel, maar wel filters, vaste kopregels en voorbereide bereiken. Voeg je meer dan 100 regels toe, breid dan de formules, filters en grafiekbronnen handmatig uit.