Financiële Prognose - Excel Voorbeeld Gratis

1. Vul op het tabblad Prognose per maand je omzet en kosten in. Gebruik de standaard opbouw als basis en pas bedragen aan op je eigen cijfers.
2. Controleer het tabblad Kostenoverzicht en zet daar je kostenrubrieken neer. Zo zie je direct welke posten vast zijn en welke mee bewegen met de omzet.
3. Gebruik het dashboard om trends te lezen. Kijk vooral naar maanden met lage brutomarge of een dalende cumulatieve cashflow.
4. Werk je met meerdere scenario’s, maak dan kopieën van het bestand. Denk aan een conservatief, realistisch en ambitieus scenario.
5. Pas de opmaak en categorieën aan je eigen administratie aan. Houd dezelfde maandindeling aan, zodat vergelijken makkelijk blijft.
6. Controleer na elke maand je werkelijke cijfers en zet afwijkingen naast de prognose. Zo maak je de volgende versie nauwkeuriger.

Dit sjabloon past goed bij ondernemers, financieel medewerkers en boekhouders die elke maand willen sturen op omzet en kosten. In de praktijk zie je dit vaak terug bij eenmanszaken, ZZP'ers, webshops en dienstverleners met wisselende factuurstromen. Het tabblad Prognose maakt per maand zichtbaar wat er binnenkomt, wat eruit gaat en wat er onderaan de streep overblijft.

Figuur 1 laat het tabblad Prognose zien met de kolommen Maand, Omzet, Inkoopkosten, Personeelskosten, Huur, Marketing, Overige kosten, Totale kosten, Brutomarge, Nettoresultaat, BTW 21%, BTW 9%, Cashflow, Cumulatieve cashflow, Opmerking en Signaal. Dat is precies de set die je nodig hebt om niet alleen naar winst te kijken, maar ook naar liquiditeit. Bij een omzet van € 28.000 en totale kosten van € 24.900 zie je direct of je ruimte hebt om extra in te kopen of juist moet afremmen.

Voor wie dit vooral handig is

Een accountant gebruikt zo’n bestand vaak als snelle managementrapportage voor een klant zonder groot ERP-systeem. Een HR-medewerker of planner gebruikt het weer anders: bijvoorbeeld om loonkosten, vakantiegeld van 8% of extra inhuur door te rekenen per maand. Voor een webshop is de combinatie van omzet, inkoop en btw belangrijk; bij een dienstverlener draait het vaker om declarabele uren en vaste lasten.

Wat je er in de dagelijkse praktijk mee doet

Je gebruikt de prognose om af te zetten tegen de werkelijke administratie uit je boekhoudpakket. Staat de marketingpost in april op € 1.000 en loopt de omzet niet op, dan zie je dat meteen terug in de marge. Een cumulatieve cashflow van bijvoorbeeld € -4.500 na juni is een concreet signaal om debiteuren strakker te bewaken of uitgaven te verschuiven.

Voor Nederlandse ondernemers is het slim om in een prognose niet alleen omzet en kosten op te nemen, maar ook het btw-effect. In dit sjabloon staan aparte kolommen voor BTW 21% en 9%, zodat je verkoopmix beter kunt inschatten en niet te optimistisch plant. De 21%-kolom is relevant voor standaarddiensten en veel goederen; 9% gebruik je bijvoorbeeld bij specifieke verlaagde posten.

Als je onder de KOR blijft, dus onder € 20.000 omzet per kalenderjaar, verandert je btw-behandeling fundamenteel. Dat heeft direct gevolgen voor je prognose: je factureert dan geen btw, maar je kunt ook geen btw op kosten terugvragen. Voor een B2B-dienstverlener met veel vooraftrek is de KOR vaak minder aantrekkelijk dan voor een kleine B2C-onderneming met weinig kosten.

Waarom de btw-kolommen technisch nuttig zijn

Stel dat je in een maand € 12.000 omzet draait, waarvan 80% tegen 21% en 20% tegen 9%. Dan is het btw-effect grofweg € 2.184 aan af te dragen omzetbelasting, nog los van vooraftrek. Door dat al in de prognose te zetten, voorkom je dat winst en kaspositie door elkaar gaan lopen.

De keuze tussen winst en cashflow

De sterkste keuze in dit soort modellen is om cashflow zwaarder te laten wegen dan boekhoudkundige winst. Een maand met € 3.000 nettoresultaat kan alsnog krap zijn als debiteuren laat betalen en huur, salarissen en inkoop al wel zijn voldaan. Daarom is de cumulatieve cashflow in dit sjabloon minstens zo belangrijk als de winstkolom.

De grootste fout is dat mensen alleen met omzet rekenen en vaste lasten onderschatten. In een echte administratie zie je dan bijvoorbeeld wel € 30.000 omzet in mei, maar ook € 5.800 personeelskosten, € 1.500 huur, € 1.200 marketing en nog meerdere kleinere posten die de marge wegdrukken. Zonder aparte kostenrubrieken lijkt het resultaat beter dan het is.

Een tweede fout is dat men btw en resultaat door elkaar haalt. Een omzet van € 25.000 met 21% btw is niet hetzelfde als € 25.000 vrije bestedingsruimte; een deel daarvan hoort direct bij de Belastingdienst. Wie dat negeert, ziet te laat dat de bankrekening leegloopt terwijl de winst-en-verliesrekening nog positief lijkt.

Signalen verkeerd lezen

Het signaalveld in het tabblad Prognose is er niet voor de sier. Als daar bijvoorbeeld ‘Lage omzet - actie nodig’ staat bij februari en de omzet is € 19.500 terwijl de vaste lasten € 8.100 bedragen, dan moet je niet alleen naar sales kijken maar ook naar betalingsmomenten en inkoopplanning. In de praktijk worden zulke signalen vaak genegeerd totdat er een acuut tekort ontstaat.

Te optimistische groeicijfers

Een fout die je vaak ziet in klantbestanden is dat elke maand een stijging van 10% wordt aangenomen zonder onderbouwing. Na zes maanden levert dat een kunstmatige prognose op die totaal niet aansluit op seizoensdip, vakantieperiode of campagne-effect. Veel realistischer is om maand per maand te werken met onderbouwde percentages en het model daarna bij te stellen op basis van werkelijke cijfers.

Na zulke realistische maandcijfers wordt ook duidelijk welke openstaande posten je moet spreiden, waardoor een betalingsregeling ineens een logisch vervolg is.

Dit bestand is bewust simpel gehouden, zodat je het snel kunt aanpassen aan je eigen administratie. Werk je met projecten, voeg dan een kolom toe voor projectnaam of klantgroep. Werk je met meerdere vestigingen, split dan de omzet en kosten per locatie zodat je beter kunt vergelijken.

Handige uitbreidingen

• Voeg een kolom toe voor declarabele uren als je een bureau, adviespraktijk of interim-bedrijf hebt.
• Maak een extra tabblad voor scenario’s: basis, optimistisch en voorzichtig.
• Koppel bedragen aan je grootboekstructuur, zodat je de prognose makkelijker kunt afzetten tegen de jaarrekening.
• Gebruik aparte regels voor inkoop met 21% en 9% btw als je productmix wisselt.

Praktische aanpassingen per type bedrijf

Voor een webshop is voorraad belangrijker dan huur; voor een dienstverlener juist personeelskosten en marketing. Een bureau met 8 medewerkers en een gemiddelde loonkostenpost van € 3.200 per persoon rekent al snel met ruim € 25.000 per maand aan personeelslasten, dus daar wil je meer detail in aanbrengen. Voor een BV is het daarnaast handig om management fee, loon DGA en dividend apart te modelleren.

Als je dit bestand netjes bijhoudt, kun je ook makkelijker vergelijken met je jaarrekening en tussentijdse cijfers. Dat maakt de prognose niet alleen een rekenblad, maar een echt stuurinstrument voor je maandelijkse besluitvorming.

Bij een BV hoort daar ook een aflossingsschema bij om de financieringslasten netjes te laten aansluiten op je maandprognose.