Kasboek Excel - Gratis Voorbeeld

1. Vul op het tabblad Kasboek elke mutatie in met datum, bedrag, categorie en betaalmethode. Gebruik per regel één boeking, zodat je later makkelijk kunt filteren.
2. Kies in de kolom Categorie een vaste rubriek uit het tabblad Categorieën. Zo houd je contributie, sponsoring, horeca en kosten van activiteiten uit elkaar.
3. Controleer per regel het BTW-tarief en de bedragen excl. en incl. BTW. Dat is vooral handig bij inkopen voor bar, verkoopacties of inhuur van diensten.
4. Werk het Kas/banksaldo na elke mutatie bij en vergelijk dat met je echte kassaldo of bankafschrift. Zo zie je afwijkingen sneller.
5. Bekijk het tabblad Dashboard voor totaalstanden en trends. Dit is handig bij bestuursvergaderingen en de kascontrole.
6. Gebruik het tabblad Instructies als vaste werkwijze voor vrijwilligers of nieuwe penningmeesters. Zo blijft de administratie hetzelfde, ook als de beheerder wisselt.

Dit sjabloon is gemaakt voor penningmeesters, bestuursleden en vrijwilligers die de administratie van een vereniging bijhouden. Denk aan sportclubs, muziekverenigingen, buurtverenigingen en stichtingen met een kleine kas en af en toe een bankbetaling.

Op het tabblad Kasboek staat per regel één mutatie met 14 kolommen. Figuur 1 laat zien dat je naast Boekdatum, Mutatietype en Categorie ook Factuurnummer, Betaalmethode en Status invult; dat voorkomt losse briefjes en dubbele boekingen.

Dagelijkse administratie zonder ruis

Voor een vereniging met 120 leden en 15 tot 25 mutaties per maand is deze opzet precies groot genoeg. Je houdt contributie-inkomsten, baromzet, sponsorbijdragen en kosten voor materialen netjes uit elkaar, wat later helpt bij de kascontrole en de jaarrekening.

Dashboard voor bestuur en kascommissie

Figuur 2 toont het dashboard. Daar zie je in één overzicht wat er binnenkomt en uitgaat, zodat een bestuursvergadering niet hoeft te bladeren door losse afschriften of Excel-tabjes.

Categorieën die passen bij verenigingswerk

Het tabblad Categorieën werkt goed als je vaste rubrieken gebruikt zoals contributie, donaties, activiteitkosten en materialen. Als je gemiddeld € 1.500 contributie per maand int en € 400 aan activiteitkosten boekt, zie je meteen waar de ruimte zit in de kasstroom.

Bij een vereniging spelen vaak zowel vrijgestelde als belaste posten. Voor standaardgoederen en -diensten geldt in Nederland meestal BTW van 21%, voor een deel van voedsel en boeken 9%, en bij export 0% volgens de Wet OB 1968; dat is relevant als je barinkopen of inkoopfacturen verwerkt.

De kolommen in dit sjabloon helpen je om bedragen exclusief en inclusief BTW uit elkaar te houden. Stel dat je voor € 248,05 exclusief 21% BTW inkoopt, dan boek je € 52,09 BTW en € 300,14 inclusief; dat is precies het soort split dat in verenigingsadministraties vaak misgaat.

Controleer per factuur, niet achteraf

Als je facturen pas aan het einde van het kwartaal controleert, ontstaan snel fouten in de toerekening. Werk je per mutatie, dan zie je meteen of een bon een kasbetaling, bankbetaling of correctie op een eerdere regel is.

Let op de grens van verantwoording

Voor de meeste verenigingen is het verstandig om ook bij kleine bedragen factuurnummers en omschrijvingen vast te leggen. Bij een kas met 80 tot 150 regels per jaar voorkom je daarmee dat de kascontrolecommissie handmatig bonnetjes moet reconstrueren; dat scheelt al snel 2 tot 3 uur controletijd.

De grootste fout is dat mensen bankmutaties en kasmutaties door elkaar zetten. In de praktijk zie je dan een saldo dat op papier klopt, maar niet meer aansluit op het werkelijke kassaldo of het afschrift van de betaalrekening.

Verkeerde categorie bij ledeninkomsten

Contributie, donatie en sponsorbijdrage worden vaak in één pot gegooid. Als je bijvoorbeeld 200 leden hebt met € 35 contributie per kwartaal, dan is dat € 7.000 per kwartaal en dus geen losse bijvangst; zonder goede categorie mis je snel inzicht in de structurele inkomsten.

BTW-bedragen vergeten bij inkoop

Bij barinkoop of huuraanvragen wordt het BTW-bedrag vaak niet apart geboekt. Daardoor lijkt de uitgave lager dan die echt is, en kom je bij een controle al snel 10% tot 21% uit de pas op meerdere facturen.

Saldo niet na elke mutatie bijwerken

Het saldo achteraf handmatig optellen is foutgevoelig, vooral als meerdere vrijwilligers werken. Met een vaste invoerregel per boeking zie je direct waar een fout zit, bijvoorbeeld als een betaling van € 87,50 per ongeluk twee keer is geboekt of als een kasonttrekking ontbreekt.

Na zulke correcties volgt logischerwijs de samenvatting van alle posten in een overzicht van baten en lasten.

Je kunt dit bestand eenvoudig uitbreiden zonder de structuur te breken. Begin met de tabbladen die al aanwezig zijn en voeg alleen extra kolommen toe als je echt een proces hebt dat je wilt vastleggen.

Handige aanpassingen

• Voeg een kolom Project toe als je meerdere activiteiten tegelijk draait, zoals jeugdactiviteiten, toernooien of een jubileumfeest.
• Gebruik extra categorieën voor sponsorinkomsten, kantine, subsidie en inventaris, zodat je per geldstroom kunt rapporteren.
• Maak in het dashboard een filter voor maand of kwartaal als je het bestuur elke 4 weken wilt informeren.
• Als je met 2 penningmeesters werkt, geef dan één persoon invoerrechten en de ander alleen controle.

Praktische uitbreiding voor grotere clubs

Bij een vereniging met meer dan 500 transacties per jaar is een apart overzicht voor openstaande posten slim. Dan kun je bijvoorbeeld zien welke facturen nog niet zijn betaald en welke posten al wel zijn verwerkt, zonder het kasboek zelf vol te zetten met extra markeringen.

Werk je met een betaalpakket of bankkoppeling, zet dan de exportregel zo op dat bankmutaties direct in het juiste formaat terechtkomen. Dat scheelt bij een club met 30 mutaties per maand al snel een half uur handwerk per maand.

Bij zo’n exportregeling hoort ook een factuur voor zzp-werk in hetzelfde vaste formaat, zodat betaalde en openstaande posten direct naast elkaar blijven aansluiten.